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Ausführungsbestimmungen zur Haushalts- und Wirtschaftsführung der Fraktionen nach § 15 Abs. 1 des Entschädigungsortsgesetzes
vom 3. November 2020
Die Fraktionen der Stadtverordnetenversammlung erhalten zur Erfüllung ihrer Aufgaben Geldleistungen aus dem Haushalt der Stadt. Sie sind bei Beachtung der Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (vgl. § 118 Abs. 2 in Verbindung mit § 7 Abs. 1 LHO) in ihrer Haushalts- und Wirtschaftsführung frei. Zur Haushalts- und Wirtschaftsführung der Fraktionen erlässt der Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschuss (§ 43 VerfBrhv) folgende Ausführungsbestimmungen:
Erhalten Fraktionen der Stadtverordnetenversammlung Geldleistungen nach § 13 Entschädigungsortsgesetz, so haben sie gemäß § 15 Abs. 2 Entschädigungsortsgesetz über die Einnahmen und Ausgaben Buch zu führen.
Einnahmen und Ausgaben sind in zeitlicher Folge sowie voneinander getrennt nach der in § 16 Abs. 2 Entschädigungsortsgesetz vorgesehenen Ordnung, die nach einem internen Kontenplan weiter untergliedert werden kann, einzeln zu buchen. Dabei müssen Tag, Einzahler bzw. Empfänger sowie der Grund der Zahlung ersichtlich sein.
Die Originalbelege für die Ein- und Auszahlungen sind in der Ordnung der für die Buchungen vorgesehenen Konten zu sammeln und fünf Jahre vom Ende des jeweiligen Kalenderjahres an aufzubewahren.
Für die Kennzeichnung und Inventarisierung von beschafften oder hergestellten sowie den Fraktionen von der Stadt überlassenen Gegenständen ist die Wertgrenze der Dienstanweisung über den Erwerb, die Verwaltung und die Veräußerung von beweglichem Vermögen der Stadt Bremerhaven (Inventarordnung) in der jeweiligen Fassung anzuwenden.
Das Inventarverzeichnis kann in Karteiform geführt werden.
Über ihre Einnahmen und Ausgaben haben die Fraktionen der Stadtverordnetenversammlung Rechnung zu legen. Hinsichtlich der Einnahmen und Ausgaben muss die Rechnung der Gliederung nach § 16 Abs. 2 Entschädigungsortsgesetz entsprechen. Die Rechnung muss jeweils ein Kalenderjahr umfassen. Die geprüfte Rechnung ist dem Vorstand der Stadtverordnetenversammlung spätestens zum Ende des 4. Monats nach Ablauf des Kalenderjahres oder des Monats vorzulegen, in dem die Geldleistungen nach § 13 Entschädigungsortsgesetz letztmals gezahlt wurden.
Die Fraktionen können im Rahmen ihrer Satzungsautonomie eine Prüfung der Jahresrechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 Entschädigungsortsgesetz durch fraktionsinterne Prüfer vorsehen.
Zur Rechnungslegung gehört auch eine Übersicht über die Entwicklung des Vermögens. Im Hinblick auf das erhebliche wirtschaftliche Risiko der Anmietung, des Betriebs und der Unterhaltung eigenständiger Fraktionsbüros, auf die arbeitsrechtlichen Risiken aus der dauerhaften Beschäftigung von Personal sowie im Hinblick auf die notwendige Sicherung der Liquidität können die Fraktionen Rücklagen in einer Höhe von insgesamt 50 v. H. der Geldleistungen nach § 13 des Entschädigungsortsgesetzes des vergangenen Haushaltsjahres bilden.
Die Rechnung muss den Prüfungsvermerk eines Steuerberaters aufweisen, dass die Vorschriften des § 16 Abs. 2 und 3 des Entschädigungsortsgesetzes eingehalten sind (§ 16 Abs. 4 Entschädigungsortsgesetz).
Erhalten die Fraktionen weitere Geldleistungen, die in § 13 Entschädigungsortsgesetz nicht im Einzelnen aufgeführt sind, so haben sie diese gesondert in der Rechnungslegung auszuweisen.
Nachdem die Fraktionen die mit dem Prüfungsvermerk eines Steuerberaters versehenen Rechnungen dem Vorstand der Stadtverordnetenversammlung vorgelegt haben, veröffentlicht dieser die geprüfte Rechnung als Bericht der Stadtverordnetenversammlung (§ 16 Abs. 4 Entschädigungsortsgesetz).
Werden den Fraktionen Haushaltsmittel durch zweckfremde Verwendung entzogen und können diese nach Beanstandung nicht ausgeglichen werden, sind die zweckentfremdeten Haushaltsmittel der Stadt zu erstatten bzw. durch Aufrechnung auszugleichen.
Kosten für an Dritte vergebene Lohnbuchhaltungen sind wegen des Gesamtzusammenhangs dem Buchstaben a (Summe der Personalausgaben für Beschäftigte der Fraktion) zuzuordnen. Es ist eine Untergliederung der Personalausgaben in Lohnkosten und Lohnnebenkosten vorzunehmen.
Öffentlichkeitsarbeit der Fraktionen ist zulässig, wenn
Bei Veranstaltungen einer Fraktion oder bei der Teilnahme von Mitgliedern einer Fraktion an gesellschaftlichen oder anderen Veranstaltungen ist auf den Belegen zu dokumentieren, warum die Veranstaltung oder die Teilnahme für die Arbeit der Fraktion erforderlich war.
Die Information aller Parteimitglieder durch eine Fraktion ist dann zulässig, wenn sie aufgabenbezogen erfolgt.
Grundsätzlich können die Fraktionen ihre Öffentlichkeitsarbeit bis sechs Wochen vor dem Wahltag in derselben Art und Weise ihrer bisherigen Öffentlichkeitsarbeit fortsetzen.
Meinungsumfragen und Repräsentativerhebungen sind zulässig, wenn sie sich auf Sachthemen und das Handeln der politisch exponiert Tätigen beziehen und der Ausrichtung der Politik für die Zukunft dienen. Eine alleinige Erhebung des voraussichtlichen Wahlverhaltens aus Haushaltsmitteln ist unzulässig.
Als zulässige Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit gelten weiterhin u. a.:
Zulässige Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit können erstattet werden, wenn Dokumentationen vorliegen.
Soweit Veranstaltungen oder Werbematerialien sowohl Fraktions- als auch Parteiinteressen dienen, tragen beide die Kosten jeweils zur Hälfte.
Bezüglich der Aufwendungen für den Erwerb und die Unterhaltung von Handys wird als angemessen angesehen:
Ausgaben für Trauerkränze zu öffentlichen Anlässen sind bei hälftiger Kostenteilung zwischen Partei und Fraktion zulässig.
Trauerkränze anlässlich des Volkstrauertages sowie zur Gedenkveranstaltung anlässlich des 8. Mai jeden Jahres (Ende des 2. Weltkrieges) sind von der Kostenteilungspflicht ausgenommen.
Ausgaben für Kränze und Anzeigen bei Trauerfällen für (ehemalige) Mitglieder der Stadtverordnetenversammlung sowie für honorige Personen der Stadt sind grundsätzlich zulässig, wenn dies innerhalb der Fraktion/Gruppe für notwendig erachtet und dokumentiert wird.
Bewirtungen aus Fraktionsmitteln sind unbedenklich, wenn sie der Repräsentation nach außen dienen, wie z.B. bei einem repräsentativen Empfang oder einer Besprechung mit fraktionsfremden Gesprächspartnern. Bewirtungen aus Fraktionsmitteln müssen so belegt sein, dass sie den Grund der Besprechung und die Teilnehmer oder ausnahmsweise eine zusammenfassende Bezeichnung und die Größe des Teilnehmerkreises angeben.
Bewirtungen sind im sparsamen Umfang ebenfalls zulässig, wenn sie im Rahmen von Arbeitstagungen oder Klausurtagungen stattfinden, zu denen der Vorsitzende der Fraktion eingeladen hat oder wenn diese in seinem Auftrag durchgeführt werden. Bei Sitzungen, die länger als eine Stunde dauern, können Erfrischungen aus Fraktionsmitteln gereicht werden. Aus dem Zahlungsbeleg müssen sich Beginn und Ende der Veranstaltung, der Grund der Tagung sowie die Zahl und Funktion (Fraktionsmitglied, Gast) der Teilnehmer ergeben.
Aufwendungen für Geschenke sind zulässig, soweit sie aufgrund von Einladungen zu repräsentativen Veranstaltungen und Jubiläen von gemeinnützigen Vereinen und ähnlichen Einrichtungen erfolgen oder es sich bei den Empfängern um Mitarbeiter in leitenden Positionen von Behörden anlässlich ihres Ausscheidens aus dem Dienst handelt. Außerdem sind bei besonderen Anlässen Geschenke an Mitarbeiter der Fraktionen sowie zu Weihnachten und Silvester an diesen Tagen für die Allgemeinheit tätige Personen oder Gruppen zulässig.
Der Zweck ist auf den Belegen anzugeben.
Geschenke an Mitarbeiter sowie Personen aufgrund ihrer Mitgliedschaft in einer Partei sind nicht zulässig.
Grundsätzlich sind Spenden aus Fraktionsmitteln unzulässig.
Sie sind zulässig, soweit sie aufgrund von Einladungen zu repräsentativen Veranstaltungen und Jubiläen von gemeinnützigen Vereinen und ähnlichen Einrichtungen erfolgen. Können sich Fraktionen einer Teilnahme und auch einer erwarteten Spende nicht entziehen, so bestehen gegen Spenden keine Bedenken, wenn sie anstelle von Geschenken gegeben werden, sofern sie sich in angemessenem Rahmen halten und private Gründe ausgeschlossen werden können. Die Ausgabe muss belegt sein.
Ähnliche Einrichtungen sind beispielsweise GmbHs, Stiftungen, Betriebe, deren Gemeinnützigkeit vom Finanzamt anerkannt ist.
Arbeits- und Klausurtagungen außerhalb von Bremerhaven sind mit dem Grundsatz der aufgabenbezogenen und sparsamen Mittelverwendung vereinbar.
Entferntere Fraktionsreisen sind zulässig, wenn sie einen Bezug zur Fraktionsarbeit aufweisen, eine angemessene private Anteilsfinanzierung stattfindet und sie nicht häufiger als einmal je Wahlperiode stattfinden. Die Notwendigkeit einer entfernteren Reise ist schriftlich zu begründen. Eine „entferntere Reise“ kann angenommen werden bei einer Entfernung von mindestens 30 Kilometern. Die angemessene private Anteilsfinanzierung soll mindestens 25 % der Gesamtkosten der Fraktionsreise betragen.
Das Bremische Reisekostenrecht ist anzuwenden.
Das Verfahren zur Abwicklung von Dienstreisen ist durch Beschluss der Fraktionen/Gruppen zu regeln. Dabei sind Festlegungen über die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges und das Vorliegen eines erheblichen dienstlichen Interesses zu treffen.
Wird der Höchstsatz für Übernachtungskosten bei Dienstreisen ausnahmsweise überschritten, ist dieses schriftlich zu begründen. Bei fehlender Begründung erfolgt eine Abrechnung nach den gesetzlichen Regelungen.
Bei gemeinsamer Nutzung von Räumen durch Fraktion und Partei ist eine schriftliche Vereinbarung erforderlich, aus der sich die Aufteilung der Miet- und Nebenkosten ergibt.
Bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen bis einschließlich netto 1.000,00 € kann auf die Einholung von Vergleichsangeboten verzichtet werden (Direktauftrag). Ein Verzicht hierauf ist intern zu vermerken und zu begründen.
Bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen zwischen netto 1.000,00 € und netto 50.000,00 € ist die Heranziehung von drei Angeboten erforderlich.
Die weiteren vergaberechtlichen Bestimmungen sind zu beachten. Dazu gehören auch die Prinzipien der Nichtdiskriminierung und Transparenz. Für einen fairen und lauteren Wettbewerb ist zu sorgen.
Es bestehen keine Bedenken dagegen, dass Fraktionen Mitglieder von Vereinen oder ähnlichen Organisationen werden, wenn sie dadurch einen Nutzen für ihre Fraktionsarbeit erzielen können..Können Fraktionen als solche nicht Mitglieder sein, dürfen sie persönliche Vereinsbeiträge von Fraktionsmitgliedern nicht übernehmen.
Im Falle der Auflösung einer Fraktion sind Liquidatoren zu bestellen. Diese haben die Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen sicherzustellen.
Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für Gruppen.
Diese Ausführungsbestimmungen gelten ab dem 1 Dezember 2020.
Gleichzeitig treten die Ausführungsbestimmungen zur Haushalts- und Wirtschaftsführung der Fraktionen nach § 15 Abs. 1 des Entschädigungsortsgesetzes vom 5. April 2011 in der Fassung der Änderung vom 18. Februar 2014 außer Kraft.
Bremerhaven, den 3. November 2020
Ausschuss für Verfassung, Geschäftsordnung, Petitionsangelegenheiten und Bürgerbeteiligung der Stadtverordnetenversammlung
gez. Torsten von Haaren
Stadtverordnetenvorsteher
