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Rundschreiben des Senators für Finanzen Nummer 11/2022 vom 11.10.2022
Einwilligungsverfahren zur Produktivsetzung von IT-Verfahren und Schnittstellen mit Verarbeitung haushaltsrelevanter Daten
Verteiler: Alle Dienststellen
Über Verteilerlisten:
organisation@dienststelle.bremen.de
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it-stelle@dienststelle.bremen.de
haushalt@dienststelle.bremen.de
Adressatenkreis:
Verwaltungsleiter:innen, IT-Verantwortliche, Haushälter:innen
Mit diesem Rundschreiben werden ergänzende Hinweise zur Durchführung des Verfahrens nach Anlage 3 der VV zu § 79 LHO gegeben. Die Durchführung des Verfahrens erfolgt durch den Senator für Finanzen (Referat 24) im Einvernehmen mit dem Rechnungshof der Freien Hansestadt Bremen.
Prüfungsgegenstand des Verfahrens ist die Konformität einer IT-Anwendung, durch die haushaltsrelevante Daten erzeugt und/oder verarbeitet werden, mit der LHO. Dabei wird insbesondere der Bereich der Kassensicherheit betrachtet. Erforderlichenfalls nach anderen rechtlichen Bestimmungen durchzuführende Verfahren mit Beteiligung weiterer Dienststellen oder Gremien werden dadurch nicht berührt. Die vorstehenden Ausführungen gelten entsprechend für die Einführung einer Schnittstellenanbindung.
Sofern im Einzelfall fraglich erscheint, ob die Einführung einer IT-Anwendung dem Verfahren nach Anlage 3 der Verwaltungsvorschriften zu § 79 LHO unterliegt, kann eine Anfrage an den Senator für Finanzen gerichtet werden. Hierzu wird dann nach Beteiligung des Rechnungshofs eine verbindliche Auskunft erteilt.
Es wird empfohlen, die Durchführung des Verfahrens als Bestandteil der Projektleitungstätigkeit in der Projektplanung zu berücksichtigen. Die jeweiligen IT-Sicherheitsbeauftragten und Datenschutzbeauftragten sind zu beteiligen.
Die Verpflichtung zur frühzeitigen Anzeige und Vorlage einer Verfahrensdokumentation wird als erfüllt angesehen, wenn dem Senator für Finanzen nach Zuschlagserteilung die Ausschreibung, das ausgewählte Angebot, die Leistungsbeschreibung (Pflichtenheft) und der Projektplan übersandt werden. Preisinformationen können geschwärzt werden. Dies gilt entsprechend bei Eigenprogrammierungen. Die Weiterleitung an den Rechnungshof erfolgt in diesem wie auch nachfolgenden Schritten über den Senator für Finanzen. Nach Sichtung dieser Dokumente wird gegebenenfalls ein Gesprächstermin mit der Projektleitung angefragt. Damit ist zum einen bei komplexen Projekten zu rechnen, zum anderen bei sich bereits an dieser Stelle ergebenden haushaltsrechtlichen Bedenken.
Eine weitere Befassung des Senators für Finanzen und des Rechnungshofs ist danach bis zur Einleitung des Einwilligungsverfahrens in der Regel nicht erforderlich, wenngleich Mitteilungen über den Fortgang begrüßt werden.
Folgende Unterlagen sind dem Senator für Finanzen rechtzeitig vor der Testphase zu übermitteln (der Versand kann per E-Mail erfolgen):
Sofern es während der Testphase noch nicht bestimmt werden kann, wann finale Versionen der Unterlagen vorliegen, können nach Absprache mit dem Senator für Finanzen und dem Rechnungshof die betroffenen Unterlagen in einer Vor-Version übersandt werden, die inhaltlich ein fortgeschrittenes Stadium wiedergibt. Mit dem Einwilligungsantrag ist dann die finale Version in zwei Dateien zu übersenden: einmal ohne und einmal mit Änderungsmodus in Bezug auf die Datei mit der Darstellung des inhaltlich fortgeschrittenen Stadiums.
Hinsichtlich der Erstellung der Dienstanweisung wird darauf hingewiesen, dass der notwendige Inhalt sich aus Nr. 6 bis 10 der Anlage 3 der VV zu § 79 LHO ableiten lässt. Sowohl in der Dienstanweisung als auch im Berechtigungskonzept muss die Einhaltung des kassenrechtlichen Vieraugenprinzips eindeutig erkennbar sein. Sofern in der IT-Anwendung von „Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit“ und „Anordnung“ abweichende Begriffe verwendet werden, muss eine entsprechende inhaltliche Erläuterung bzw. Zuweisung zu diesen Begrifflichkeiten und ihrer Bedeutung nach Nr. 11 – 19 bzw. 20 VV-LHO zu § 70 LHO vorgenommen werden. Es muss gewährleistet sein, dass eine LHO-konforme Bearbeitung der Zahlungsvorgänge gegeben ist, auch wenn die Anwendung für Bearbeitungsschritte andere Begriffe als in der LHO enthalten verwendet.
Zum Ende der Testphase ist ein Termin zur Präsentation der IT-Anwendung für den Senator für Finanzen und den Rechnungshof vorzusehen. Die Durchführung des Termins setzt voraus, dass die vorstehenden Unterlagen spätestens 4 Wochen vorher beim Senator für Finanzen und dem Rechnungshof vorliegen.
In diesem Termin wird eine allgemeine Demonstration der IT-Anwendung von der Anlage eines Vorgangs bis zur Erzeugung von Zahlungsdaten und der Verarbeitung im HKR-System sowie ggf. der Administrationsaufgaben erwartet, damit die einzelnen Bearbeitungsschritte nachvollzogen werden können. Danach werden in der Regel noch Fragen zu Sonderfällen (zum Beispiel Fehlerprovokationen einschließlich deren Vorführung), dem Ablauf der Datenverarbeitung und den Unterlagen gestellt. Die Anwesenheit einer Vertreterin/eines Vertreters der Software-Firma ist nicht zwingend erforderlich, hat sich aber in der Vergangenheit zumindest bei größeren Projekten als zielführend erwiesen.
Spätestens mit Abschluss der Testphase sind durch die Dienststelle das Testergebnis sowie eine Freigabeerklärung der Landeshauptkasse mit Bestätigung über die dort durchgeführte technisch ordnungsgemäße und fehlerfreie Verarbeitung der Testdaten vorzulegen. Das gilt unabhängig davon, ob es sich um eine neue IT-Anwendung oder eine neue Schnittstelle handelt. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Daten liegt bei der das IT-Verfahren betreibenden Dienststelle.
Nach dem Präsentationstermin oder nach Klärung dort noch aufgetretener Fragen wird der förmliche Abschluss des Verfahrens durch den Senator für Finanzen eingeleitet. Dies ist ein interner Vorgang in Abstimmung mit dem Rechnungshof. Nach Eingang der Stellungnahme des Rechnungshofs beim Senator für Finanzen wird die antragstellende Dienststelle unverzüglich über das Ergebnis des Einwilligungsverfahrens unterrichtet.
Der dargestellte Ablauf gilt entsprechend, wenn haushaltsrelevante Geschäftsprozesse einer vorhandenen IT-Anwendung oder Schnittstelle geändert werden. Die beabsichtigte Einführung einer neuen Version einer freigegebenen IT-Anwendung oder Schnittstelle ist dem Senator für Finanzen rechtzeitig vor Produktivsetzung anzuzeigen. Dabei sind die wesentlichen Änderungen sowie die Testergebnisse anzugeben. Der Senator für Finanzen entscheidet auf dieser Grundlage über die Durchführung des Einwilligungsverfahrens.
Die vorstehenden Hinweise betreffen den Regelfall und schließen nicht aus, dass in begründeten Einzelfällen mit dem Senator für Finanzen und dem Rechnungshof abweichende und/oder ergänzende Absprachen getroffen werden. Das kann zum Beispiel in Betracht kommen, wenn auf Grund der Projektmethode der in diesem Schreiben dargestellte Ablauf nicht durchgängig eingehalten werden kann.
Der Senator für Finanzen
Referat 24
Rudolf-Hilferding-Platz 1
28195 Bremen
E-Mail: kassenfachaufsicht@finanzen.bremen.de
