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Verwaltungsvorschrift für die Beschaffung der Freien Hansestadt Bremen - Land und Stadtgemeinde Bremen (VVBesch)

Vom 14. Mai 2019

Veröffentlichungsdatum:23.05.2019 Inkrafttreten01.06.2019 FundstelleBrem.ABl. 2019, 436
Bezug (Rechtsnorm)BremKEG § 9, GWB § 99, GWB § 100, LHO § 6, LHO § 7, LHO § 34, LHO § 63, TARIFTVERGABEG § 9, TARIFTVERGABEG § 17, TARIFTVERGABEG § 18, TARIFTVERGABEG § 19
Zitiervorschlag: "Verwaltungsvorschrift für die Beschaffung der Freien Hansestadt Bremen - Land und Stadtgemeinde Bremen (VVBesch) (Brem.ABl. 2019, 436)"

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juris-Abkürzung:
Dokumenttyp: Verwaltungsvorschriften, Verwaltungsvorschriften, Dienstanweisungen, Dienstvereinbarungen, Richtlinien und Rundschreiben
Dokumenttyp: Wappen Bremen
Gliederungs-Nr::
Normgeber: Senatskanzlei
Erlassdatum: 14.05.2019
Fassung vom: 14.05.2019
Gültig ab: 01.06.2019
Quelle: Wappen Bremen
Gliederungs-Nr: keine Angaben verfügbar
Normen: § 9 BremKEG, § 99 GWB, § 100 GWB, § 6 LHO, § 7 LHO, § 34 LHO, § 63 LHO, § 9 TARIFTVERGABEG, § 17 TARIFTVERGABEG, § 18 TARIFTVERGABEG, § 19 TARIFTVERGABEG
Fundstelle: Brem.ABl. 2019, 436

Verwaltungsvorschrift für die Beschaffung
der Freien Hansestadt Bremen –
Land und Stadtgemeinde Bremen (VVBesch)

Vom 14. Mai 2019

Präambel

Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für die Freie Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde) erfolgt grundsätzlich durch zentrale Beschaffungsstellen. Durch die Zentralisierung der Beschaffungsvorgänge wird die Nachfragemacht der öffentlichen Hand gestärkt. Dadurch können Prozesskosten gesenkt, Preisvorteile erzielt und die Einhaltung von Umwelt- und Sozialstandards gewährleistet werden. Die Zentralisierung umfasst die Standardisierung des Sortiments, die Bündelung von Bedarfen durch Ausschreibungen in Rahmenverträgen, die Entlastung der Bedarfsstellen von der Durchführung eigener Vergabeverfahren, die Vermeidung von Mehr- und Doppelarbeit, die Qualitätssicherung der Artikel gemäß den Nutzungsanforderungen der Bedarfsstellen und die Berücksichtigung der geltenden rechtlichen Anforderungen an die Artikel bzw. an die Herstellung der Artikel. Die Konzentration der Vergabekompetenz bei den zentralen Beschaffungsstellen gewährleistet trotz zunehmender rechtlicher Komplexität die Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie der Anforderungen an ökologische und soziale Aspekte in Vergabeverfahren. Nachhaltigkeit ist als durchgängiges Leitprinzip in allen Bereichen des bremischen Beschaffungswesens zu berücksichtigen. Die Beschaffung orientiert sich dabei an den globalen Zielen für nachhaltige Entwicklung (Sustainable Development Goals) gemäß der UN-Resolution 70/1 (Transformation unsere Welt: die Agenda 2030 für nachhaltige Entwicklung). Soweit nachfolgend auf Gesetze oder sonstige Regelungen verwiesen wird, bezieht sich dies auf die jeweils geltende Fassung.

Abschnitt 1 – Allgemeine Bestimmungen

§ 1

Zweck und Geltungsbereich

(1) Diese Verwaltungsvorschrift regelt das Beschaffungswesen der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde). Sie erstreckt sich auf die Vorbereitung, die Vergabe, den Abschluss und die Abwicklung von Kauf-, Werk-, Werklieferungs-, Miet-, Leasing- und Dienstleistungsverträgen zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die in Anlage 1 aufgeführt sind. Sie verpflichtet alle unter Absatz 3 genannten Einrichtungen sich am zentralen und nachhaltigen Beschaffungswesen zu beteiligen.

(2) Die Verwaltungsvorschrift gilt auch dann, wenn die Finanzierungsmittel von anderen Stellen zur Verfügung gestellt werden (z. B. Bundes- oder Stiftungsmittel, Spenden, andere Zuwendungen), soweit nicht Sonderregelungen dem entgegenstehen.

(3) Diese Verwaltungsvorschrift gilt für alle Dienststellen der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde), insbesondere Schulen, Gerichte, Eigenbetriebe und Hochschulen, soweit nicht durch andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften abweichende Regelungen getroffen sind.

§ 2 Begriffsdefinitionen

Zum Zwecke dieser Verwaltungsvorschrift gelten die nachfolgenden Begriffsbestimmungen:

1.
Beschaffung
Beschaffung ist der Einkauf von Waren und Dienstleistungen.
2.
Zentrale Beschaffung
Die zentrale Beschaffung ist die Ermittlung, Bündelung und Standardisierung von Waren- und Dienstleistungen zur Deckung der Bedarfe aller Bedarfsstellen im Geltungsbereich dieser Verwaltungsvorschrift in Bezug auf Waren und Dienstleistungen gemäß der Anlage 1 durch die zentralen Beschaffungsstellen, die diese mittels Abschluss von Rahmenvereinbarungen i.d.R. über einen elektronischen Bestellkatalog den Bedarfsstellen zum Abruf auf eigene Rechnung bereitstellen.
3.
Zentrale Beschaffungsstelle
Eine zentrale Beschaffungsstelle ist ein öffentlicher Auftraggeber, der die zentrale Beschaffung für Waren und Dienstleistungen gemäß der Anlage 1 dieser Verwaltungsvorschrift durchführt. Die zentralen Beschaffungsstellen der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde) sind unter § 3 Absatz 1 aufgeführt.
4.
Bedarfsstelle
Bedarfsstellen sind die mittelbewirtschaftenden Dienststellen und Einrichtungen, die Waren und/oder Dienstleistungen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen und über die zentrale Beschaffung beziehen. Sie beschaffen Waren und Dienstleistungen, sofern diese nicht der zentralen Beschaffung unterliegen.
5.
Nachhaltige Beschaffung
Nachhaltige Beschaffung ist der Einkauf von Waren und Dienstleistungen durch zentrale Beschaffungsstellen und Bedarfsstellen unter ganzheitlicher und integrierender Betrachtung und unter Einbeziehung ökologischer, sozialer sowie ökonomischer Aspekte.
6.
Artikel
Ein Artikel ist eine einzelne Sache, z.B. ein Stift, ein Tisch, oder eine einzelne Dienstleistung, z. B. eine Übersetzung eines Textes in eine bestimmte Sprache.
7.
Warengruppen
Eine Warengruppe ist die Zusammenfassung von Artikeln gleicher Art zu einer Gruppe, z. B. Möbel, Getränke.
8.
Dienstleistungsbereiche
Ein Dienstleistungsbereich ist die Zusammenfassung von Artikeln gleicher Art zu einer Gruppe, z. B. Handwerksleistungen, Sicherheitsdienstleistungen.
9.
Sortiment
Ein Sortiment ist die Gesamtheit aller angebotenen Warengruppen und Dienstleistungsbereiche einer zentralen Beschaffungsstelle.

Abschnitt 2 – Organisation der Beschaffung

§ 3 Zentrale Beschaffungsstellen

(1) Die bremischen zentralen Beschaffungsstellen sind:

-
Einkaufs- und Vergabezentrum (EVZ) bei Immobilien Bremen A.ö.R. (IB)
-
Dataport A.ö.R.
-
Senatskanzlei
-
Umweltbetrieb Bremen (UBB)

Die Zuständigkeiten sind in Anlage 1 geregelt.

(2) Die zentralen Beschaffungsstellen haben im Rahmen der ihnen zugewiesenen Zuständigkeiten insbesondere folgende Aufgaben:

1.
Sie bündeln die Nachfrage und standardisieren das Sortiment für die unter § 1 Absatz 3 genannten Einrichtungen durch Abschluss zentraler Rahmenverträge.
2.
Sie setzen die Bedarfszeiträume fest und bestimmen die Termine, zu denen ihnen der Bedarf von den Bedarfsstellen zu melden ist.
3.
Sie beteiligen die Bedarfsstellen bei der Bedarfsermittlung für den Abschluss von Rahmenverträgen.
4.
Sie beteiligen die Bedarfsstellen im Rahmen der Erstellung von Leistungsbeschreibungen.
5.
Sie sind verantwortlich für die Entwicklung ihrer Sortimente, die Qualitätskontrolle sowie -sicherung, die Artikelbemusterung sowie das Sortimentscontrolling.
6.
Sie können zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der zentralen Beschaffung die Auswahl zwischen gleichartigen oder ähnlichen Artikeln einschränken. Sie geben hierzu soweit möglich einheitliche, herstellerneutrale und leistungsbezogene Standards vor (Standardisierung). Diese Standards sind für die Bedarfsdeckung der Bedarfsstellen im Rahmen der zentralen Beschaffung verbindlich. Soweit die einheitlichen Vorgaben im Einzelfall zwingend erforderliche Leistungsmerkmale nicht erfüllen, gelten die Regelungen gemäß § 10 Absatz 4 und 5.
7.
Sie berücksichtigen die geltenden rechtlichen Vorgaben hinsichtlich einer nachhaltigen Beschaffung nach den §§ 6 bis 9 für die Rahmenverträge.
8.
Sie führen Mitbestimmungsverfahren mit dem Gesamtpersonalrat für das Land und die Stadtgemeinde Bremen durch, soweit sie nach dem Bremischen Personalvertretungsgesetz für den Abschluss von Rahmenverträgen erforderlich sind.
9.
Sie führen die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen durch und stellen diese aus Rahmenverträgen zur elektronischen Bestellung über geeignete Bestellkataloge bereit.
10.
Sie informieren die Bedarfsstellen über das in Rahmenverträgen bereitgestellte Sortiment inkl. der jeweiligen Vertragsbedingungen und Vertragspartner.
11.
Sie beraten die Bedarfsstellen in allen Fragen zum Sortiment, etwa bei Fragen zur Beschaffenheit, zur Qualität, zu den Einsatz- und Ausstattungsmöglichkeiten sowie zur Anwendung der einzelnen Artikel.
12.
Sie betreuen und überwachen die Rahmenverträge und beraten und unterstützen die Bedarfsstellen in Angelegenheiten der Gewährleistung aus Rahmenverträgen.
13.
Sie führen eine kontinuierliche Marktbeobachtung durch und entwickeln das Angebot an Waren und Dienstleistungen weiter, hierzu gehört auch die Durchführung von Bieterdialogen.

§ 4 Bedarfsstellen

(1) Die Bedarfsstellen haben im Rahmen der zentralen Beschaffung folgende Aufgaben:

1.
Sie ermitteln den Bedarf in ihrem Zuständigkeitsbereich. Der Bedarf ist nach fachlichen sowie entsprechend den Vorgaben gemäß der §§ 6 bis 9 nach ökologischen, sozialen, ökonomischen Gesichtspunkten und unter Berücksichtigung der Standards gemäß § 10 Absatz 4 zu ermitteln. Die Bedarfsstellen haben hierbei zu prüfen, ob ein Bedarf zur Erfüllung der Aufgaben in absehbarer Zeit besteht (§§ 6 und 63 der Landeshaushaltsordnung), d. h. unabweisbar ist. Sie sind für die Einhaltung der dabei maßgebenden Vorschriften der Landeshaushaltsordnung und für die Beteiligung der betreffenden mittelbewirtschaftenden Stelle verantwortlich.
2.
Sie geben den zentralen Beschaffungsstellen die benötigten Waren und Dienstleistungen so rechtzeitig auf, dass eine ordnungsgemäße und sachgemäße Vergabe der Aufträge möglich ist.
3.
Sie teilen den zentralen Beschaffungsstellen regelmäßig wiederkehrende Bedarfe mit, die noch nicht durch Rahmenverträge abgedeckt sind.
4.
Sie wirken bei der Beschreibung der notwendigen Waren und/oder Dienstleistungen in technischer und fachlicher Hinsicht mit. Die Bedarfsstellen können darüber hinaus Vorschläge zur Losbildung und zur Vergabeart unterbreiten. Die Bedarfsbeschreibung ist hersteller-, artikel- und wettbewerbsneutral zu formulieren.
5.
Sie nehmen die Waren oder Dienstleistungen aus den Rahmenverträgen der zentralen Beschaffungsstellen entsprechend des eigenen Bedarfs ab und sie bezahlen die Waren und Dienstleistungen an den Rahmenvertragspartner.

(2) Die Bedarfsstellen sollen sich zur Ergänzung der eigenen Fachkompetenz, unbeschadet der in Absatz 1 genannten Aufgaben, bei der eigenverantwortlichen Beschaffung von Artikeln, die Warengruppen und Dienstleistungsbereichen zugehören, die nicht der zentralen Beschaffung unterliegen, der Fachkompetenz

-
der zentralen Beschaffungsstellen,
-
des zentralen Ausschreibungsdienstes und des Vergabemanagements im Einkaufs- und Vergabezentrum bei Immobilien Bremen A.ö.R. sowie
-
des Fachdienstes für Arbeitsschutz der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde)

bedienen.

Ihnen stehen zudem die Unterstützungs- und Beratungsangebote

-
der Kompetenzstelle für sozial verantwortliche öffentliche Beschaffung im Einkaufs- und Vergabezentrum bei Immobilien Bremen A.ö.R.,
-
der zentralen Service- und Koordinierungsstelle beim Senator für Wirtschaft, Arbeit und Häfen,
-
der Berufsgenossenschaften sowie
-
des Referats „Umweltinnovationen & Anpassung an den Klimawandel“ beim Senator für Umwelt, Bau und Verkehr zu Grundsatzfragen der ökologischen Beschaffung

zur Verfügung.

§ 5 Weitere Nutzungsberechtigte

(1) Die im Verwaltungsgliederungsplan der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde), jedoch nicht unter vorstehendem § 1 genannten öffentlich-rechtlichen Einrichtungen (Anstalten, Stiftungen usw.) können sich an der zentralen Beschaffung beteiligen. Auch Gesellschaften mit Mehrheitsbeteiligung der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde), die die Voraussetzungen des § 99 oder § 100 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen erfüllen, steht die Möglichkeit zur Teilnahme an der zentralen Beschaffung offen.

(2) Institutionelle Zuwendungsempfänger der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde), die zu mehr als 50 % aus öffentlichen Mitteln finanziert werden, können sich an der zentralen Beschaffung unter Beachtung der in dieser Ordnung hierfür getroffenen Regelungen beteiligen. Die Bewilligungsbehörden weisen in den jeweiligen Bewilligungsbescheiden auf die Möglichkeit dieser Beteiligung hin. Sie stellen den Zuwendungsempfängern Bescheinigungen über ihren Status als institutionell geförderte Einrichtung, die sich überwiegend aus öffentlichen Mitteln finanziert, zur Vorlage bei den zentralen Beschaffungsstellen aus.

(3) Der Stadtgemeinde Bremerhaven sowie ihren öffentlich-rechtlichen Einrichtungen steht der Zugang zu der zentralen Beschaffung der Freien Hansestadt Bremen grundsätzlich offen. Absatz 1 und 2 gelten entsprechend.

Abschnitt 3 – Nachhaltige Beschaffung

§ 6 Grundsätze der nachhaltigen Beschaffung

(1) Nachhaltigkeit ist ein allgemein gültiger Beschaffungs- und Vergabegrundsatz und besteht aus den Einzelaspekten einer ökonomischen, einer sozial-verantwortlichen und einer ökologischen Beschaffung nach den §§ 7 bis 9.

(2) Ziel und Zweck einer nachhaltigen Beschaffung ist die Herstellung einer angemessenen Balance zwischen ökologischen, sozialen und wirtschaftlichen Aspekten. Dies erfolgt in jeder Stufe des Beschaffungsprozesses, insbesondere bei der Ermittlung des Bedarfs, bei der Leistungsbeschreibung sowie bei der Bestimmung der Eignungs- und Wertungskriterien. Bei der Betrachtung und Einbeziehung von ökologischen, sozialen und ökonomischen Aspekten wird ein ganzheitlicher und integrierender Ansatz verfolgt.

(3) Bei einer nachhaltigen Beschaffung sind die Regelungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes, des Bremischen Klimaschutz- und Energiegesetzes vom 24. März 2015 (Brem.GBl. S. 124), der Bremischen Kernarbeitsnormenverordnung, der Landeshaushaltsordnung sowie dieser Verwaltungsvorschrift zu beachten.

§ 7 Ökonomische Beschaffung

(1) Die Bedarfsstellen prüfen im Rahmen ihrer Aufgaben gemäß § 4 die ökonomischen Aspekte einer Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Dazu zählt beispielsweise die Möglichkeiten, ob Waren über einen Kauf- oder alternativ einen Miet- bzw. Leasingvertrag beschafft und ob diese neu oder alternativ gebraucht bzw. wiederaufbereitet beschafft werden können. Bei Waren sind neben den Anschaffungskosten auch die Nutzungskosten (z. B. die Energiekosten bei energieverbrauchenden Geräten), Nutzungs-, Wartungs- und Entsorgungskosten bei der ökonomischen Prüfung mit zu berücksichtigen (Lebenszykluskostenbetrachtung). Kosten, die durch externe Effekte der Umweltbelastung entstehen, sollen nach Maßgabe des § 59 Absatz 2 Nummer 5 und Absatz 3 der Vergabeverordnung ebenfalls berücksichtigt werden.

(2) Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7 Absatz 1und § 34 Absatz 2 der Landeshaushaltsordnung) sind zu beachten.

§ 8 Sozial-verantwortliche Beschaffung

(1) Gemäß § 18 Absatz 1 Satz 1 des Tariftreue- und Vergabegesetzes können bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen soziale Aspekte als Anforderung an die Auftragsausführung, für Waren gemäß § 18 Absatz 1 Satz 2 des Tariftreue- und Vergabegesetzes auch als Anforderung an den Herstellungsprozess gestellt werden.

(2) Gemäß § 18 Absatz 2 des Tariftreue- und Vergabegesetzes und der Bremischen Kernarbeitsnormenverordnung ist für bestimmte Warengruppen und Artikel eine Einhaltung der in den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation festgelegten Mindeststandards bei der Herstellung und Gewinnung der Ware im Beschaffungsprozess/Vergabeverfahren zwingend vorzugeben.

(3) Gemäß der §§ 9 bis 17 des Tariftreue- und Vergabegesetzes ist bei der Beschaffung von Dienstleistungen die Einhaltung von bestimmten Mindest- und Tariflöhnen zu vereinbaren. Gemäß § 18 Absatz 3 bis 6 des Tariftreue- und Vergabegesetzes sind bei der Beschaffung von Dienstleistungen weitere soziale Aspekte im Beschaffungsprozess/Vergabeverfahren zu berücksichtigen.

(4) Für die fachliche Beratung und Unterstützung bei der Betrachtung und Einbeziehung von sozial-verantwortlichen Aspekten im Beschaffungsprozess von Waren gemäß § 8 Absatz 1 und 2 ist im Einkaufs- und Vergabezentrum bei Immobilien Bremen A.ö.R die zentrale Kompetenzstelle für sozial-verantwortliche Beschaffung eingerichtet. Die Kompetenzstelle informiert und berät die zentralen Beschaffungsstellen sowie die Bedarfsstellen in allen Fragen zur sozial-verantwortlichen Beschaffung von Waren und Dienstleistungen.

§ 9 Ökologische Beschaffung

(1) Gemäß § 19 des Tariftreue- und Vergabegesetzes und gemäß § 9 des Bremischen Klimaschutz- und Energiegesetzes vom 24. März 2015 (Brem.GBl. S. 124) sind Aspekte des Umwelt- und Ressourcenschutzes sowie der Energieeffizienz grundsätzlich bei allen Beschaffungsvorgängen zwingend zu berücksichtigen.

(2) Geeignete Kriterien zur Berücksichtigung des Umwelt- und Ressourcenschutzes bei der Beschaffung sind – je nach Artikel, Warengruppe oder Dienstleistungsbereich – beispielsweise Langlebigkeit, Reparaturfähigkeit, Recyclingfähigkeit, Wiederverwertbarkeit, Schadstoffarmut, Emissionsarmut, Energieeffizienz. Die Kriterien sind objektiv, verständlich und leistungsbezogen zu formulieren.

(3) Konkrete ökologische Mindestanforderungen an einzelne Artikel, Warengruppen und Dienstleistungsbereiche sind in Anlage 2 geregelt. Auch bei Artikeln, Warengruppen und Dienstleistungsbereichen, die nicht in der Anlage 2 aufgeführt sind, sind gemäß Tariftreue- und Vergabegesetz und Bremischem Klimaschutz- und Energiegesetz vom 24. März 2015 (Brem.GBl. S. 124) Umwelteigenschaften im Beschaffungsprozess/Vergabeverfahren zu berücksichtigen.

Abschnitt 4 – Beschaffungsverfahren und Vertragsabwicklung

§ 10 Bedarfsdeckung

(1) Bedarfe der Bedarfsstellen für Waren und Dienstleistungen werden durch die zentralen Beschaffungsstellen gedeckt, sofern die zentralen Beschaffungsstellen im Rahmen der zentralen Beschaffung entsprechende oder gleichwertige Waren bzw. Dienstleistungen in Rahmenverträgen bereitstellen. In diesem Fall haben die Bedarfsstellen diese zu nutzen.

(2) Die Warengruppen und Dienstleistungsbereiche der zentralen Beschaffung und die entsprechend zuständigen zentralen Beschaffungsstellen sind in Anlage 1 aufgeführt. Die zentralen Beschaffungsstellen können weitere, dort nicht aufgeführte Warengruppen und Dienstleistungsbereiche im Benehmen mit der Senatorin für Finanzen in ihre Zuständigkeit aufnehmen. Bei nicht bündelungsfähigem Spezialbedarf ist dabei zusätzlich die Zustimmung der betreffenden senatorischen Behörde erforderlich.

(3) Die zentralen Beschaffungsstellen informieren die Bedarfsstellen in geeigneter Weise zeitnah über diesbezügliche Veränderungen hinsichtlich der Warengruppenund Dienstleistungsbereiche. Sie informieren ferner darüber, welchen Bietern für welche Waren/Warengruppen zu welchen Konditionen die Aufträge erteilt wurden. Für besondere Warengruppen kann Abweichendes zwischen der zentralen Beschaffungsstelle und den Bedarfsstellen vereinbart werden. Die vorgenannten Informationen dürfen Firmen oder dienstlich mit der Beschaffung nicht befassten Personen nicht zugänglich gemacht werden.

(4) Sofern von Bedarfsstellen Waren oder Dienstleistungen gemäß der Anlage 1 benötigt werden, die noch nicht in die Rahmenverträge der zentralen Beschaffungsstellen einbezogen sind und für die auch keine gleichwertigen Alternativen vorhanden sind, melden sie den bestehenden Bedarf bei den zentralen Beschaffungsstellen schriftlich an. Die zentralen Beschaffungsstellen prüfen, ob sie ihre bestehenden Rahmenverträge ergänzen oder zusätzliche Rahmenverträge einrichten, um den Bedarf zu decken. Ist dies wirtschaftlich nicht sinnvoll oder die Ergänzung vergaberechtlich nicht zulässig, teilt die zentrale Beschaffungsstelle der Bedarfsstelle dies schriftlich mit. Sodann darf der Bedarf durch die Bedarfsstelle in eigener Zuständigkeit beschafft werden.

(5) Sofern von Bedarfsstellen Waren oder Dienstleistungen ohne Nutzung der Rahmenverträge beschafft werden, die der zentralen Beschaffung unterliegen und für die es entsprechende oder gleichwertige Angebote der zentralen Beschaffungsstellen gibt und kein Fall des Absatz 4 Satz 4 vorliegt, haben die zentralen Beschaffungsstellen in geeigneter Weise darauf hinzuwirken, dass die Bedarfsstellen diese Bedarfe über das Angebot der zentralen Beschaffungsstellen decken, Ausnahmen sind in begründeten Einzelfällen nach Rücksprache mit der zentralen Beschaffungsstelle möglich. Bei wiederholtem Nichtbeachten der Regelungen zur zentralen Beschaffung eines oder mehrerer Bedarfsstellen, sollen die zentralen Beschaffungsstellen die jeweils vorgesetzten Dienststellen sowie die eigenen vorgesetzten Dienststellen hierüber informieren. Die vorgesetzten Dienststellen wirken gegenüber den jeweiligen Bedarfsstellen in geeigneter Weise auf eine Einhaltung der Regelungen zur zentralen Beschaffung hin.

§ 11 Elektronische Bestellung

(1) Artikel aus Rahmenverträgen der zentralen Beschaffungsstellen sollen den Bedarfsstellen zur elektronischen Bestellung (Abruf) über ein elektronisches Katalogund Bestellsystem angeboten werden. Um den Bedarfsstellen eine einheitliche Oberfläche für elektronisches Bestellen anzubieten, können zentrale Beschaffungsstellen, die eigene Shopsysteme betreiben, ihre Systeme an das bremische elektronische Katalog- und Bestellsystem für Rahmenverträge anschließen, dass durch das Einkaufs- und Vergabezentrum bei Immobilien Bremen A.ö.R. betrieben wird.

(2) Soweit entsprechende Artikel zur elektronischen Bestellung bereitgestellt sind, haben die Bedarfsstellen die Bestellungen elektronisch über das Katalog- und Bestellsystem durchzuführen.

(3) Sofern Bedarfsstellen Waren oder Dienstleistungen aus eigenen Rahmenverträgen beziehen, sollen diese in das bremische elektronische Katalog- und Bestellsystem eingebunden werden. Diese Rahmenverträge dürfen grundsätzlich nur von diesen Bedarfsstellen abgerufen werden.

(4) Für Artikel aus Rahmenverträgen über öffentlich-öffentliche Einkaufskooperationen gelten die Regelungen zu Absatz 3 entsprechend.

§ 12 Abnahme der Waren und Dienstleistung

(1) Waren oder Dienstleistungen werden von den Bedarfsstellen abgenommen.

(2) Zur Wahrung möglicher Ansprüche werden Waren oder Dienstleistungen durch die Bedarfsstelle unmittelbar nach Empfang auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit überprüft. Das Prüfergebnis ist auf dem Lieferschein oder dem Leistungsnachweis zu dokumentieren.

(3) Bei unvollständigen, fehlerhaften oder sonst nicht ordnungsgemäßen Waren oder Dienstleistungen fertigt die Bedarfsstelle einen Mängelbericht und zeigt die Nichtannahme der Waren oder Dienstleistungen unverzüglich dem Auftragnehmer an. Gewährleistungsansprüche werden von der Bedarfsstelle geltend gemacht.

(4) Bei Waren oder Dienstleistungen aus zentralen Rahmenverträgen steht die zuständige zentrale Beschaffungsstelle in Angelegenheiten der Gewährleistung unterstützend zur Seite.

§ 13 Bezahlung

(1) Lieferungsunterlagen sind von den Bedarfsstellen mit Empfangsbescheinigung zu versehen und mit den Ausschreibungsunterlagen und mit den Rechnungen unverzüglich an die Stelle weiterzuleiten, die die Auszahlungsanordnung erteilt.

(2) Der Bedarfsstelle obliegt die Feststellung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit der beschafften Leistung. Sie trägt für die ordnungsgemäße Dokumentation in den zahlungsbegründenden Unterlagen und für die vertragsgemäße Bezahlung der Leistung Sorge.

(3) Die Rechnungen sind so rechtzeitig anzuweisen, dass Skonti in Anspruch genommen werden können. Die Regelungen entsprechend des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Bremen vom 20. März 2018 (Brem.GBl. S. 44) und in der Verordnung über die elektronische Rechnung vom 10. Juli 2018 (Brem.GBl. S. 316) sind zu beachten.

Abschnitt 5 - Schlussbestimmungen

§ 14 Weitere Regelungen / Verweise

(1) Im Übrigen gelten die im Zusammenhang mit der öffentlichen Beschaffung erlassenen Vorschriften insbesondere der Landeshaushaltsordnung sowie die diesbezüglichen vergaberechtlichen Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung, der Vergabeverordnung, der Unterschwellenvergabeverordnung, des Tariftreue- und Vergabegesetzes, des Bremischen Klimaschutz- und Energiegesetzes vom 24. März 2015 (Brem.GBl. S. 124) sowie der Bremischen Kernarbeitsnormenverordnung.

(2) Bei der Beschaffung von IT sind die Rundschreiben der Senatorin für Finanzen Nr. 05/2013 – „Verlagerung der zentralen IT-Beschaffungsstelle auf Dataport“ und Nr. 06/2013 – „Einführung und Nutzung der elektronischen Einkaufsplattform ‚Dataport Shop‘“ sowie die „Richtlinien für IT-Auftragsvergaben – IT Beschaffung“ in ihrer jeweiligen aktuellen Fassung zu beachten.

§ 15 Inkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Juni 2019 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Beschaffungsordnung der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde) (Brem. BeschO) vom 6. September 1994, zuletzt geändert durch Senatsbeschluss vom 19. März 2013, außer Kraft.

Bremen, den 14. Mai 2019

Der Senat

Anlagen




Anlage 1:

Verzeichnis der zentralen Beschaffungsstellen und der unter die zentrale Beratung bzw. Beschaffung fallenden Waren und Dienstleistungen



Anlage 2:

Umwelt- und Energieeffizienzanforderungen an Artikel, Warengruppen und Dienstleistungsbereiche



Anlage 3:

Browserbasiertes Einkaufsmanagement.


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