Rundschreiben des Senators für Finanzen Nr. 19/2020 - Nutzung der zentralen IT-Beschaffungsstelle bei Dataport

Rundschreiben des Senators für Finanzen Nr. 19/2020
Nutzung der zentralen IT-Beschaffungsstelle bei Dataport

Verteiler: „Alle Dienststellen“

Nutzung der zentralen IT-Beschaffungsstelle bei Dataport

Der Senat der Freien Hansestadt Bremen (FHB) hat in seiner Sitzung am 26. März 2013 beschlossen, die IT-Beschaffung und –Vergabe in der FHB neu zu organisieren und sich der zentralen IT-Beschaffungsstelle bei Dataport mittels Vereinbarung – dem sog. Beschaffungsvertrag - anzuschließen.

Mit diesem Beschluss wird die rechtssichere Durchführung von Beschaffungsprozessen und den dafür benötigten Vergabeverfahren im IT-Bereich auch für die Zukunft gewährleistet und effizienter gestaltet.

Aufgaben der zentralen IT-Beschaffungsstelle bei Dataport sind

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das Auftragsmanagement¹⁾ und

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Vergabe/Einkauf²⁾.

Im ¹⁾Auftragsmanagement werden Bestellungen aus dem Dataport Shop sowie die Verhandlungsvergaben (ehemals freihändige Vergaben) bearbeitet. Weitere Informationen zum Dataport Shop sind im Rundschreiben Nr. 20/2020 beschrieben.

Der Bereich ²⁾Vergabe/Einkauf umfasst nationale und EU-weite Ausschreibungen und Vergaben (siehe „Leistungsbeschreibung formale Vergaben“). Weiterführende Aufgaben wie beispielsweise die Erstellung von Leistungsbeschreibungen sind gesondert zu beauftragen und werden nicht über den Beschaffungsvertrag abgerechnet.

Bei allen Fragen zur IT-Beschaffung ist Dataport der zuständige Ansprechpartner (s. Kontaktdaten S. 3 des Rundschreibens).

Die Auftragsberechtigten (= Verantwortliche für IT-Beschaffung in den Dienststellen) sind in der Regel nur für die Beschaffung des IT-Fachbedarfes ihrer Dienststelle (= Bedarfsträger) verantwortlich. Die Zuständigkeit für den Abschluss der Rahmenverträge zu IT-Querschnittsbedarfen, insbesondere

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Hardware für Arbeitsplatzausstattungen (z.B. PC, Monitore, Drucker usw.), und

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Software im Standardwarenkorb (z.B. Betriebssystem, Office-Software, Dokumentenmanagementsystem)

verbleibt wie bisher beim Senator für Finanzen (Abteilung 4 – Zentrales IT-Management und Digitalisierung öffentlicher Dienste).

Der Bedarf an benötigter IT-Querschnittshard- und -software wird wie bisher über die BASIS.bremen-Prozesse, d.h. in der Regel durch Erteilung eines Standard Service Requests (für BASIS-Kunden) oder Bestellungen über den Dataport Shop (für noch nicht BASIS-Kunden) abgewickelt.

Verfahren:

Bei einem Bedarf an Fach-IT wenden sich die Bedarfsträger unter Beachtung des § 7 LHO an die zentrale IT-Beschaffungsstelle von Dataport. Dabei ist die Einhaltung der IT-Strategie der FHB und die Nutzung der Basiskomponenten zu gewährleisten.

Die weitere Vorgehensweise ist wie folgt:

1.

Dataport prüft, ob der Bedarf über bestehende Rahmenverträge der FHB abgedeckt werden kann. In diesem Fall bestellen Sie bei Dataport auf Basis des bestehenden Rahmenvertrages und der geltenden Preisliste den Artikel im Dataport Shop. Dataport bzw. der Rahmenvertragspartner liefert den Artikel und stellt eine elektronische Rechnung, die Sie aus Ihrem Budget für Fach-IT begleichen. Bitte achten Sie dabei auf die richtige Kontierung („I-Nummern“) gemäß den Vorgaben des aktuell gültigen IT-CO-Konzepts.

2.

Sofern kein Rahmenvertrag besteht, prüft Dataport, ob der Bedarf von Dataport selbst erfüllt werden kann. Wenn ja, erstellt Dataport ein entsprechendes Angebot und Sie schließen - ggf. nach weiterer Verhandlung - mit Dataport einen sogenannten „Inhouse“-Vertrag. Der Vertrag ist von Ihnen in der Vertragsablage auf dem FHB-Mandanten unter Angabe der geforderten Metadaten abzulegen.

Es besteht wie bisher gemäß den Bewirtschaftungs- und IT-CO-Vorgaben die Pflicht für Sie, den entsprechenden Vertrag nachrichtlich im IT-CO bei dem entsprechenden Kostenträger („I-Nummer“) auf dem dafür vorgesehenen Metadatenblatt zu verzeichnen.

3.

Wenn weder ein Rahmenvertrag besteht noch Dataport den Bedarf erfüllen kann, führt Dataport ein externes Vergabeverfahren in Zusammenarbeit mit Ihnen durch. Hierzu gehört die Festlegung der Vergabeart, die operative Durchführung der Vergabe (national oder europaweit in Abhängigkeit von der Auftragshöhe), die rechtliche Beratung sowie der Abschluss der Verträge.

Sollten Sie Beratung und Begleitung zur Erstellung von notwendigen IT-Bedarfs- und Leistungsbeschreibungen benötigen, können Sie damit wie bisher auch Dataport beauftragen. Die Kosten zur genannten Beratung und Begleitung sind von Ihnen separat zu übernehmen.

Besonders zu beachten:

1.

Auftraggeber bei Vertragsabschlüssen der oben genannten möglichen Verträge ist immer das Ressort bzw. die Dienststelle selbst. Die Verträge sind in der Vertragsablage auf dem FHB-Mandanten abzulegen.

2.

Wie bisher obliegt es dem Bedarfsträger, allgemeine Anforderungen wie die Beteiligung der Mitbestimmungsgremien und die Sicherstellung der Finanzierung vor Beginn der Maßnahmen sicherzustellen.

3.

Die weiteren Zuständigkeiten des Senators für Finanzen, Abteilung 4 Zentrales IT-Management und Digitalisierung öffentlicher Dienste, insbesondere in Bezug auf die Beschaffung von IT-Querschnittshard- und -software sowie die Steuerung von Dataport, bleiben unverändert fortbestehen. Der Finanzsenator übt auch die Fachaufsicht über die IT-Beschaffungsstelle bei Dataport aus. Bei Bedarf ist die Abteilung 4 des SF grundsätzlich auf dem Dienstweg zu beteiligen.

Finanzierung

Die Finanzierung der zentralen IT-Beschaffungsstelle bei Dataport erfolgt aus zentralen Mitteln des Produktplans 96.

Für die Inanspruchnahme der zentralen IT-Beschaffungsstelle entstehen grundsätzlich keine weiteren Entgelte für die Bedarfsträger, deren IT-Budgets im Produktplan 96 verwaltet werden. Dazu gehören (inkl. zugeordneter Organisationseinheiten, soweit im Produktplan 96 enthalten):

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Rechnungshof

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Senatskanzlei

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Bevollmächtigter der Freien Hansestadt Bremen beim Bund

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Landesdatenschutzbeauftragte

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Senator für Inneres

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Senatorin für Justiz und Verfassung

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Senatorin für Wirtschaft und Häfen

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Senatorin für Kinder und Bildung

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Senator für Kultur

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Senatorin für Soziales, Jugend, Integration und Sport

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Senatorin für Gesundheit, Frauen und Verbraucherschutz

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Senatorin für Klimaschutz, Umwelt, Mobilität, Stadtentwicklung und Wohnungsbau

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Senatorin für Wirtschaft, Arbeit und Europa

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Senator für Finanzen

Sofern bei der Durchführung von besonders aufwändigen oder umfangreichen Vergabeverfahren, die Dataport im Auftrag der vorgenannten Bedarfsträger durchführt, zusätzliche Kosten entstehen, sind diese gesondert zu vergüten. Dataport wird in diesen Fällen die Bedarfsstellen auf diese besonderen Umstände hinweisen.

Andere Bedarfsträger, die nicht im Produktplan 96 finanziert werden, können ebenfalls die zentrale IT-Beschaffungsstelle und ihre Leistungen in Anspruch nehmen. Insbesondere die weiteren Nutzungsberechtigten aus § 1 (3) und § 5 VVBesch (Link zur VVBesch) können die zentrale IT-Beschaffungsstelle konsultieren. Sie werden über von Dataport erhobene Margen an der Finanzierung der IT-Beschaffungsstelle beteiligt bzw. vergüten entsprechende Leistungen (bei Ausschreibungen).

Kontaktdaten der zentralen Beschaffungsstelle bei Dataport:

Aufhebung von Rundschreiben

Dieses Rundschreiben ersetzt das Rundschreiben 05/2013.

Kontakt

Der Senator für Finanzen

Referat 43

Rudolf-Hilferding-Platz 1

28195 Bremen

E-Mail: referat43@finanzen.bremen.de