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Richtlinie zur Geschäftsordnung der Ortsamtsbeiräte
Richtlinie der Senatskanzlei Bremen
Nach § 10 des Ortsgesetzes über Beiräte und Ortsämter vom 20. Juni 1989 (Brem.GBl. S. 241), geändert durch Gesetz zur Änderung des Ortsgesetzes über Beiräte und Ortsämter vom 12. November 1991, 21. Februar 1995, 18. Juni 1996, 1. Juni 1999, 26. Juni 2001, 18. Juni 2002, 16. Mai 2006 und 16. Oktober 2006 – nachfolgend „Beiratsgesetz“ genannt – beschließen die Beiräte zu Beginn ihrer Amtszeit eine Geschäftsordnung.
Hierzu werden von mir die nachstehenden Richtlinien erlassen, die den Geschäftsordnungen der einzelnen Beiräte (Mustergeschäftsordnung siehe Anlage 1) zugrunde zu legen und verbindlich einzuhalten sind:
(1) 1Zur Beiratssitzung lädt der/die Ortsamtsleiter/in in Absprache mit dem/r Sprecher/in des Beirats ein. 2Die Einladung ergeht an die Mitglieder des Beirats in der Regel schriftlich eine Woche vor dem Sitzungstage, in dringenden Fällen spätestens zwei Tage vorher.
(2) Auf Antrag von einem Viertel der Beiratsmitglieder muß eine Beiratssitzung innerhalb von zwei Wochen stattfinden.
(1) Die Tagesordnung ist den Mitgliedern des Beirats mit der Einladung zur Sitzung bekanntzugeben.
(2) 1Jeder Verhandlungsgegenstand muß besonders bezeichnet sein. 2Ein Tagesordnungspunkt soll jedesmal lauten: „Wünsche und Anregungen der Bürger“.
(3) Die Tagesordnung ist vom Beirat zu Beginn der Sitzung zu beschließen.
(1) 1Der/Die Ortsamtsleiter/in leitet die Sitzungen des Beirats. 2Er/Sie übt die Funktion des/r Vorsitzenden des Beiratsgremiums aus. 3Im Verhinderungsfall leitet der/die stellvertretende Ortsamtsleiter/in oder auf Beschluß des Beirats der/die Beiratsprecher/in die Sitzungen.
(2) Der/Die Vorsitzende sorgt für die Aufrechterhaltung der Ordnung im Sitzungssaal, für den Fortgang der Sitzung und dafür, daß niemand in seinem Vortrag unterbrochen wird.
(3) Der/Die Vorsitzende hat das Recht, im Bedarfsfall die Sitzung jederzeit zu unterbrechen.
(1) Der Beirat ist beschlussfähig, wenn die Mitglieder ordnungsgemäß eingeladen und mehr als die Häfte der stimmberechtigten Mitglieder anwesend sind.
(2) Zu einem Beschluss ist die Mehrheit der abgegebenen Stimmen erforderlich, wobei Stimmenthaltung nicht mitgezählt wird.
(3) Wer bei Beginn der Abstimmung nicht zugegen war, kann an ihr nicht mehr teilnehmen.
(4) 1Abstimmungen erfolgen in der Regel offen. 2Auf Verlangen ist die Gegenprobe zu machen.
(5) Bei Abstimmungen ist die Frage so zu stellen, daß mit Ja oder Nein abgestimmt werden kann.
(1) 1In der ersten Abstimmung ist der-/diejenige vorgeschlagen, für den/die die Mehrheit der Mitglieder des Beirats gestimmt hat (§ 36 Abs. 3 Satz 2 Beiratsgesetz). 2Falls in der ersten Abstimmung kein/e Kandidat/in die erforderliche Mehrheit erhält, ist dieser Tagesordnungspunkt auf die nächste Sitzung zu vertagen.
(2) Wird in der folgenden Beiratssitzung ein/e neue/r Kandidat/in vorgeschlagen, so ist die erste Abstimmung nach § 36 Abs. 3 Satz 2 Beiratsgesetz zu wiederholen.
(3) 1Bei der zweiten Abstimmung ist der-/diejenige vorgeschlagen, für den/die die Mehrheit der anwesenden Beiratsmitglieder gestimmt hat. 2Nach der dritten Abstimmung ist der-/diejenige vorgeschlagen, für den/die die meisten Stimmen abgegeben worden sind. 3Auch nach der zweiten Abstimmung kann ein/neue/r Kandidat/in vorgeschlagen werden. 4Eine Wiederholung der ersten und zweiten Abstimmung findet in diesen Fällen nicht mehr statt, es kommt sofort zur dritten Abstimmung.
(4) Bei Stimmengleichheit nach der dritten Abstimmung teilt das Ortsamt dieses Ergebnis dem Senator für Inneres und Sport mit.
(1) Die Protokollführung wird vom Ortsamt wahrgenommen, wobei der/die Protokollführer/in vom/von der Ortsamtsleiter/in im Einvernehmen mit dem Beirat bestellt wird.
(2) Über Ausschusssitzungen, Ortsbesichtigungen und ähnliche Beiratsveranstaltungen ist ein Beschlußprotokoll zu führen.
(3) 1Die Protokolle über die übrigen Sitzungen berichten über den Hergang der Sitzung im wesentlichen, über Beschlüsse jedoch wörtlich. 2Sie weisen auch auf die vor und während der Sitzung verteilten Unterlagen hin, die gegebenenfalls den in der Sitzung nicht anwesenden Mitgliedern nachträglich zuzustellen sind. 3Der Begriff „Hergang“ ist eng auszulegen.
(4) 1Das Protokoll ist vom/von der Sprecher/in und vom/von der Ortsamtsleiter/in sowie vom/von der Protokollführer/in zu unterzeichnen. 2Es ist allen Beiratsmitgliedern spätestens mit der Einladung zur übernächsten Sitzung zuzusenden.
(1) 1Zu einer nichtöffentlichen Sitzung des Beirats ist einzuladen, wenn für vertraulich erklärte Vorgänge aus Behörden oder Deputationen zur Beratung anstehen oder ein anderer Verhandlungsgegenstand die vertrauliche Beratung erfordert. 2Die Vertraulichkeit muß begründet werden. 3Vertraulich sind nur solche Gegenstände, die Kraft1 Gesetzes oder aus zwingenden Gründen vertraulich sind oder als vertraulich erklärt werden bzw. erklärt worden sind.
(2) 1Erfordert eine Angelegenheit die vertrauliche Beratung, so unterliegen die Mitglieder des Beirats in besonderem Maße der Verschwiegenheitspflicht nach § 17 Beiratsgesetz. 2Ist eine Beratung vertraulich, so erstreckt sich dies nicht nur auf den Beratungsgegenstand, sondern auf die Beschlussfassung einschließlich des Abstimmungsverhaltens einzelner Mitglieder.
(3) 1Wird in einer öffentlichen Sitzung der Antrag auf Ausschluss der Öffentlichkeit nach § 12 Abs. 2 Beiratsgesetz gestellt, so ist der Verhandlungsgegenstand zunächst von der Tagesordnung der öffentlichen Sitzung abzusetzen und eine nichtöffentliche Sitzung anzuberaumen, wobei die Ladungsfristen nach Ziff. 1 dieser Richtlinie nicht eingehalten werden müssen. 2Wird dem Antrag auf Ausschluß der Öffentlichkeit in der nichtöffentlichen Sitzung nicht stattgegeben, so erfolgt die weitere Beratung des Verhandlungsgegenstandes in öffentlicher Sitzung.
(4) Die übrigen Vorschriften dieser Richtlinien zur Geschäftsordnung gelten für nichtöffentliche Sitzungen entsprechend.
(1) 1Sofern der/die Ortsamtsleiter/in und der/die stellvertretende Ortsamtsleiter/in an der Leitung von Ausschusssitzungen gehindert sein sollten, leitet auf Beschluss des Ausschusses der/die Ausschusssprecher/in die Ausschusssitzung. 2Die Vorschriften dieser Richtlinien zur Geschäftsordnung gelten ansonsten für die Ausschüsse entsprechend.
(2) Beiratsmitglieder können als Gäste an den Sitzungen der Ausschüsse teilnehmen.
(3) 1Die nach § 20 Abs. 3 Beiratsgesetz nicht dem Beirat angehörenden Ausschussmitglieder (sachkundige Bürger) können sich gegenseitig in der Ausschussarbeit vertreten. 2Unter der Voraussetzung, dass in den Ausschüssen die Zahl der sachkundigen Bürger die Zahl der Mitglieder des Beirats nicht übersteigt, können sachkundige Bürger Beiratsmitglieder vertreten.
(4) Die gem. § 20 Abs. 4 Beiratsgesetz in die Ausschüsse entsandten Mitglieder können sich untereinander vertreten.
(5) 1Die nach § 20 Abs. 3 Beiratsgesetz in die Ausschüsse gewählten Mitglieder und die nach § 20 Abs. 4 Beiratsgesetz in die Ausschüsse entsandten Mitglieder sind zu Beginn der ersten Sitzung gem. § 19 Beiratsgesetz zu verpflichten. 2Die Voraussetzungen für die Wählbarkeit gem. § 4 Beiratsgesetz sind vom Ortsamt zu prüfen.
(6) Das Protokoll und die vor und während der Ausschusssitzung verteilten Unterlagen sind auch den Beiratsmitgliedern, die dem Ausschuß nicht angehören, zuzusenden.
(1) 1Der/Die Sprecher/in vertritt den Beirat in der Öffentlichkeit und gegenüber Behörden und vor der Deputation. 2Das Ortsamt stellt die regelmäßige Information des/der Sprecher-s/-in über die laufenden Geschäfte des Ortsamtes in Beiratsangelegenheiten sicher (z.B. Koordinierungsausschuss).
(2) 1Im Falle der Verhinderung des/der Sprecher-s/-in nimmt dessen/deren Aufgaben sein/e/ihr/e Stellvertreter/in wahr. 2Sind beide verhindert, so kann auch ein anderes Beiratsmitglied mit der Vertretung beauftragt werden.
Die Verpflichtung gemäß § 19 Beiratsgesetz ist mit der in der Anlage 2 beigefügten Erklärung vorzunehmen.
