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Anlage 6:
Qualifizierungskonzept
Qualifizierungskonzept im Bereich der virtuellen Poststelle für die Einführung des elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfaches in Bremen (EGVP)
In diesem Projekt wird der Zugang zur elektronischen Kommunikation für alle Dienststellen der bremischen Verwaltung eröffnet und die Anwendung EGVP eingeführt. Hierdurch wird die sichere und nachvollziehbare Kommunikation auf elektronischem Weg gewährleistet und der gesamte elektronische Datenaustausch rechtsverbindlich und vertraulich zwischen Bürger/innen, Unternehmen und Institutionen auf der einen und Verwaltung auf der anderen Seite ermöglicht.
Für die Anwendungsbereiche werden verschiedene Qualifizierungsmöglichkeiten vom Referat 33 der Senatorin für Finanzen angeboten und von der IT-Lehreinheit des AFZ durchgeführt. Für die inhaltliche Abstimmung stehen sowohl die Projektleitung beim Referat 36 der Senatorin für Finanzen als auch die IT-Lehreinheit des Aus- und Fortbildungszentrums als Ansprechpartner zur Verfügung, die organisatorische Abwicklung erfolgt durch Referat 33 der Senatorin für Finanzen.
In den Geschäftsstellen der Gerichte, der Landeshauptkasse sowie in einigen Bereichen des Versorgungsamtes ist die Verfahrenseinführung im Rahmen eines Pilotprojektes bereits erfolgt. Jetzt soll das EGVP landesweit eingeführt werden. Hierdurch ist ein größerer Personenkreis mit umfangreicheren differenzierten Qualifizierungsbedarfen betroffen.
Die Anwender/-innen werden unterschiedliche Vorkenntnisse mitbringen, je nachdem wie stark und in welcher Form sie bereits in internen Geschäftsprozessen involviert sind. Aber auch andere Faktoren spielen für die Art der Qualifizierung eine Rolle, z.B. ob Posteingänge häufig oder nur selten zu verzeichnen sind und ob bereits gute PC- und Office-Kenntnisse vorhanden sind. Für alle bedeutet der Einsatz des EGVP, dass bisher konventionell bearbeitete Vorgänge nun teilweise elektronisch umgesetzt werden und die Reihenfolge der Arbeitsschritte und die daraus folgenden Konsequenzen von den Workflows vorgegeben werden.
Am Ende der Schulungsmaßnahmen sollen die Teilnehmer/-innen die jeweils von ihnen zu erfüllenden Aufgaben im Rahmen des Postein- und -ausgangs, die bisher ohne elektronisches Verfahren bearbeitet wurden, mit Hilfe des Programms EGVP durchführen können.
Für diese unterschiedlichen Nutzergruppen werden jeweils auf sie zugeschnittene Qualifizierungen angeboten.
Aufgrund des Spektrums der unterschiedlichen Anforderungen wird die Qualifizierung für dieses Verfahren neben den unten beschriebenen Präsenzseminaren mit elektronischen Lernsequenzen unterstützt, so dass die Anwender/-innen hier im Blended-Learning-Verfahren geschult werden.
Zielgruppen bei der Begleitung der Einführung der virtuellen Poststelle
Zu dieser Zielgruppe gehören alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die noch keinen PC-Arbeitsplatz haben oder die selten mit einem (Gruppen-)PC arbeiten. Hier muss durch geeignete
Maßnahmen zuerst die PC- und Office-Kompetenz der Teilnehmer/-innen geschaffen werden. Dies könnte insbesondere bei den „traditionellen“ Poststellen der Fall sein.
Die Kurse werden bei Bedarf zusätzlich zielgruppengerecht und zeitnah eingerichtet.
Bei den Dienststellen, die das EGVP im Bereich des bereits genutzten Office-Postfaches der Dienststelle/des Betriebes ansiedeln, kann davon ausgegangen werden, dass die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über ausreichende bis gute PC-Kenntnisse verfügen.
Das Qualifizierungskonzept für diese Gruppe sieht ein Einführungsseminar (als Präsenzveranstaltung) mit anschließender E-Learning-Phase vor. Dadurch wird gewährleistet, dass die Anwender/-innen jederzeit die wichtigsten Verfahrensschritte mit E-Learning-Sequenzen am Arbeitsplatz nachvollziehen können.
Der zeitliche Umfang der Präsenzveranstaltung beträgt nach vorläufiger Einschätzung ca. 3 Unterrichtseinheiten.
Für die Teilnahme an den Schulungen wird eine funktionsfähige Installation der Software am Arbeitsplatz der Teilnehmer/-innen vorausgesetzt.
Für die Installation der Software wird eine Installationsanweisung der Senatorin für Finanzen, Referat 36, zur Verfügung gestellt. Die Installation selber dauert ca. 20 Minuten. Eine Präsenzveranstaltung gängiger Art ist hier nicht sinnvoll.
In Kooperation mit der Senatorin für Finanzen, Referat 36, sollten ein oder zwei
Informationsveranstaltungen mit Medienunterstützung für diesen Personenkreis durchgeführt werden.
Für alle Zielgruppen werden Lerneinheiten bereitgestellt, die
–den Umgang mit dem Programm an Hand von Beispielen erläutern,
–den Workflow an vielen Stellen begleiten oder workflowunabhängig verwendet werden (z.B. Druckfunktionen, Vertreterverwaltung, Adresslisten pflegen),
–helfen sollen, sich gravierende Änderungen der Anwendung zu erarbeiten.
Von der beabsichtigten flächendeckenden Einführung des Verfahrens sind nach Aussage der Senatorin für Finanzen, Referat 36, die in der Liste in Anlage 7 aufgeführten Einrichtungen der bremischen Verwaltung betroffen. Die Einführung soll nach dem aktuellen Zeitplan zum September 2008 erfolgen.
Es wird davon ausgegangen, dass pro Dienststelle/Betrieb zwei Bedienstete qualifiziert werden müssen. Unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Ressourcen sollen die Maßnahmen umgehend durchgeführt werden, so dass gewährleistet ist, dass in jeder Dienststellen/jedem Betrieb wenigstens eine Person vor der Einführung der virtuellen Poststelle qualifiziert sein wird.
Die Dienststellen haben vor Beginn der Schulungen im AFZ die Bediensteten zu benennen, die von der Verfahrenseinführung betroffen sein werden. Die Dienststellen haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend ihrer Vorkenntnisse für die o.a. Kurse zu melden. Die Kurse werden möglichst zeitnah zum konkreten Installationszeitpunkt eingeplant und durchgeführt.
1. Tag | 2. Tag | 3. Tag | |||||||||
0.Organisatorisches | Wiederholung | Wiederholung | |||||||||
–Vorstellungsrunde | –Dateien kopieren und verschieben | 6.Nachrichten empfangen, lesen und senden (Outlook/EGVP) | |||||||||
–Kursinhalte | –Datei öffnen | –Anwendungsoberfläche | |||||||||
–Datei/Ordner umbenennen | –Prüfprotokolle und Zertifikate | ||||||||||
1.Betriebssystem | –Datei/Ordner löschen | –Nachrichten öffnen | |||||||||
–Rechnerstart Anmeldevorgang | –Papierkorb: wiederherstellen | –Nachrichten beantworten | |||||||||
–Herunterfahren, Abmelden, Kennwort ändern, Sperren | 4.Textdokument erstellen (II) | –Nachrichten erstellen | |||||||||
–Elemente des Desktops | –Fenster- | –Nachrichten senden, weiterleiten und exportieren | |||||||||
–Anwendungen starten (Start>Programme) | –Markieren (Tastatur und Maus) | ||||||||||
–Nachrichten mit Anlagen öffnen | |||||||||||
–Drucken (Datei>Drucken) | - | ||||||||||
–Drucker stoppen | |||||||||||
2.Textdokument erstellen (I) | 7.Öffnen von Anlagen | ||||||||||
–Tastatur | 5.Arbeiten mit Tabellen | –PDF- | |||||||||
–Text erfassen und speichern | –Excel- | •Bewegen in der Datei | |||||||||
–Dokument öffnen | –Tabelle erfassen und korrigieren | ||||||||||
–Cursorbewegung | |||||||||||
–Textkorrektur | –Zellinhalte löschen | –Textdokumente | |||||||||
–Drucken (Symbol) | –Druckvorbereitung | •Schreibschutz | |||||||||
–Drucken (Tabelle, Mappe) | |||||||||||
3.Dokumentverwaltung | |||||||||||
–Speicherkonzept (Eigene Dateien) | |||||||||||
–Ordner anlegen und nutzen (speichern unter) | |||||||||||
