Einführung der elektronischen Akte (ID 191640)

Antrag nach dem BremIFG/IWG/BremUIG/VIG

Guten Tag,
bitte senden Sie mir Folgendes zu:

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) hält Bund und Länder, ihre Verwaltungsleistungen zunehmend auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Darunter fällt auch die sogenannte E-Akte.
Gerne würde ich daher Auskunft darüber erlangen:
1. Mit welcher Softwarelösung von welchem Anbieter die E-Akte innerhalb ihres Bundeslandes realisiert wird/wurde?
2. Wie der Stand der Implementierung jener Softwarelösung innerhalb der jeweiligen Behörden ihres Bundeslandes ist?
3. Wie viele Akten wurden in etwa digitalisiert? (Selbstverständlich ist hierbei eine Schätzung sowie die Rundung im Bereich von 10.000 Schritten vollkommen ausreichend)
4. Wurden bestimmte Aktenarten bzw. Behörden noch nicht an die E-Akte angebunden? Wenn ja, welche?
5. Mit welcher Softwarelösung von welchem Anbieter die E-Personalakte innerhalb ihres Bundeslandes realisiert wird/wurde?
6. Wie der Stand der Implementierung jener Softwarelösung innerhalb der jeweiligen Behörden ihres Bundeslandes ist?
7. Wie viele Akten wurden in etwa digitalisiert? (Selbstverständlich ist hierbei eine Schätzung sowie die Rundung im Bereich von 10.000 Schritten vollkommen ausreichend)
8. Wurden bestimmte Aktenarten bzw. Behörden noch nicht an die E-Personalakte angebunden? Wenn ja, welche?

Dies ist ein Antrag auf Aktenauskunft nach § 1 Abs. 1 des Gesetzes über die Freiheit des Zugangs zu Informationen für das Land Bremen (BremIFG) sowie § 1 Abs. 1 des Umweltinformationsgesetzes für das Land Bremen (BremUIG), soweit Umweltinformationen im Sinne des § 2 Abs. 3 Umweltinformationsgesetzes des Bundes (UIG) betroffen sind, sowie § 1 des Gesetz zur Verbesserung der gesundheitsbezogenen Verbraucherinformation (VIG), soweit Verbraucherinformationen im Sinne des § 2 Abs. 1 VIG betroffen sind.

Sollte die Aktenauskunft wider Erwarten gebührenpflichtig sein, bitte ich Sie, mir dies vorab mitzuteilen und dabei die Höhe der Kosten anzugeben.

Ich verweise auf § 7 Abs. 6 BremIFG/ § 4 Abs. 1 IWG/ § 3 Abs. 3 Nr. 1 UIG/ § 5 Abs. 2 VIG und möchte Sie bitten, mir die erbetenen Informationen unverzüglich, jedoch spätestens nach Ablauf eines Monats zugänglich zu machen.

Sollten Sie für diesen Antrag nicht zuständig sein, bitte ich Sie, ihn an die zuständige Behörde weiterzuleiten und mich darüber zu unterrichten. Ich widerspreche ausdrücklich der Weitergabe meiner Daten an Dritte.

Ich bitte Sie um eine Antwort in elektronischer Form (E-Mail). Ich möchte Sie um eine Empfangsbestätigung bitten und danke Ihnen für Ihre Mühe!

Mit freundlichen Grüßen
[...]

Sehr geehrte/r [...],

auf Ihren Antrag vom 05.05.2023 zum "Stand der E-Akte und E-Personalakte" [#278084] erhalten Sie folgende Informationen:

Es trifft zu, dass die aktuellen gesetzlichen Regelungen die Verwaltungen dazu verpflichten, Verwaltungsleistungen zunehmend elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Die Pflicht zur elektronischen Aktenführung folgt jedoch grundsätzlich nicht aus dem Online-Zugangsgesetz, sondern – in Bezug auf die Verwaltung in Bremen – vornehmlich aus dem Landesgesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung, dem sog. "e-Government-Gesetz".

Der Senat der Freien Hansestadt Bremen hat mit Beschluss vom 15.11.2022 ein umfangreiches Dokument an die Bürgerschaft weitergeleitet, in dem der Senat im Rahmen einer Kleinen Anfrage gestellte, detaillierte Fragen zum Stand der elektronischen Aktenführung beantwortet. Dieses Dokument wird hier als Anlage beigefügt.

Die in der Antwort des Senats auf die Kleine Anfrage der Fraktion der SPD enthaltenen Informationen decken zu großen Teilen die vorliegend nach den Informationsgesetzen abgefragten Informationen ab. Die vom Antragsteller vorliegend abgefragten quantitativen Ergebnisse zur elektronischen Aktenführung liegen beim Senator für Finanzen nicht vor, sie wären auch wenig aussagekräftig. Die Einführung der elektronischen Akte geht weit über das bloße Scannen von vorhandenen Papierakten hinaus. Eine elektronische Akte setzt sich regelmäßig aus einer Datenbank und einer Anwendungssoftware zusammen, wodurch die Vorhaltung der Dokumente (im Sinne eines Dokumentenmanagementsystems) und die Bearbeitung der Verwaltungsvorgänge (Vorgangsbearbeitungssystem) sichergestellt wird. Der Umfang, in dem in den Dienststellen in diesem Sinne elektronische Akten geführt werden, ist noch sehr unterschiedlich. Aus diesem Grunde hat der Senat am 15.11.2022 auch keine quantitativen Aussagen getätigt, sondern als Antwort auf die Kleine Anfrage eine sehr umfangreiche qualitative Auswertung der einzelnen Dienststellen erstellt. Da die vorliegend nach den Informationsfreiheitsgesetzen gestellten Fragen somit weitgehend durch die Antwort auf die Kleine Anfrage beantwortet werden, wird hiermit auf diese – hier als Anlage beigefügte – Antwort verwiesen.

Zusätzlich werden folgende Erläuterungen und Antworten gegeben:

1. Mit welcher Softwarelösung von welchem Anbieter wurde/wird die E-Akte innerhalb ihres Bundeslandes realisiert?
Es werden in Bremen verschiedene Softwarelösungen für die elektronische Aktenführung verwendet. Auf Grund des Senatsbeschlusses vom 11.12.2012 ist die Softwarelösung "VIS" des Erfurter Herstellers PDV grundsätzlich die primär zu nutzende Lösung für die elektroni-sche Aktenführung. Gleichwohl sind zusätzlich – je nach fachspezifischen Anforderungen – auch andere Aktenführungssysteme im Einsatz.

Der Senat hat im Beschluss vom 15.11.2022 davon abgesehen, in der Antwort auf die Kleine Anfrage die Bezeichnungen der unterschiedlichen Software-Lösungen und der Herstellerfirmen zu benennen. Hintergrund ist, dass Angriffe auf die IT-Infrastruktur hierdurch nicht erleichtert werden sollten. Es hat sich z. B. gezeigt, dass auch öffentliche Systeme grundsätzlich Ziel von Angriffen durch Ransomware sein können. Es kann im Falle eines erfolgreichen Angriffs auf die IT-Infrastruktur zur unauflösbaren Verschlüsselungen der vorhandenen Daten, also zu Datenverlusten, oder zu einer Publizierung der vorhandenen Informationen kommen. Zur Abwendung dieser Risiken sind bereits effektive Maßnahmen getroffen. Um derartige Angriffe nicht durch Nennung der verwendeten Software-Lösungen unnötig zu erleichtern wird eine solche listenartige Aufstellung auch hier nicht angegeben. Als Ausnahme werden die Lösungen für die elektronische Aktenführung "VIS" sowie für den Personalbereich die Lösung "Kidicap" genannt, welche aus öffentlichen Senatsdokumenten oder aus anderen Gründen bereits allgemein bekannt sind.

2. Wie ist der Stand der Implementierung jener Softwarelösung innerhalb der jeweiligen Behörden ihres Bundeslandes?
Es wird auf das anliegende Dokument verwiesen.

3. Wie viele Akten wurden in etwa digitalisiert? (Selbstverständlich ist hierbei eine Schätzung sowie die Rundung im Bereich von 10.000 Schritten vollkommen ausreichend)
Es wird auf die Vorbemerkung verwiesen.

4. Wurden bestimmte Aktenarten bzw. Behörden noch nicht an die E-Akte angebunden? Wenn ja, welche?
Es wird auf die Vorbemerkung und das anliegende Dokument verwiesen.

5. Mit welcher Softwarelösung von welchem Anbieter wird/wurde die E-Personalakte innerhalb ihres Bundeslandes realisiert?
Die Einführung der elektronischen Personalakte ist Teil des Projektes Digitalisierung der Personalarbeit, welches auf Basis der Software Kidicap des Herstellers GIP zurzeit umgesetzt wird.

6. Wie ist der Stand der Implementierung jener Softwarelösung innerhalb der jeweiligen Behörden ihres Bundeslandes?
Innerhalb des Projektes Digitalisierung der Personalarbeit befindet sich die elektronische Personalakte kurz vor der Realisierung und Auslieferung an erste Pilot-Dienststellen (erste Pilot-Einführungen sind zum Juli 2023 geplant).

7. Wie viele Akten wurden in etwa digitalisiert? (Selbstverständlich ist hierbei eine Schätzung sowie die Rundung im Bereich von 10.000 Schritten vollkommen ausreichend)
Bis zum April 2023 wurden rd. 7.000 Personalakten digitalisiert.

8. Wurden bestimmte Aktenarten bzw. Behörden noch nicht an die E-Personalakte angebunden? Wenn ja, welche?
Es ist geplant, schrittweise allen Dienststellen des Landes und der Stadtgemeinde Bremen die elektronische Personalakte zur Verfügung zu stellen.

Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
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