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Dienstvereinbarung über die Verarbeitung von Personaldaten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Freien Hansestadt Bremen Land und Stadtgemeinde- in dem ADV-Verfahren "KIDICAP 2000" der Senatskommission für das Personalwesen (DV-KIDICAP-GPR) DV-KIDICAP-GPR

Veröffentlichungsdatum:21.12.1998 Inkrafttreten21.12.1998 Zitiervorschlag: "Dienstvereinbarung über die Verarbeitung von Personaldaten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Freien Hansestadt Bremen Land und Stadtgemeinde- in dem ADV-Verfahren "KIDICAP 2000" der Senatskommission für das Personalwesen (DV-KIDICAP-GPR) DV-KIDICAP-GPR"

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juris-Abkürzung:
Dokumenttyp: Dienstvereinbarungen, Verwaltungsvorschriften, Dienstanweisungen, Dienstvereinbarungen, Richtlinien und Rundschreiben
Dokumenttyp: Wappen Bremen
Gliederungs-Nr::
Normgeber: Die Senatorin für Finanzen
Erlassdatum: 21.12.1998
Fassung vom: 21.12.1998
Gültig ab: 21.12.1998
Quelle: Wappen Bremen
Gliederungs-Nr: keine Angaben verfügbar

Dienstvereinbarung
über die Verarbeitung von Personaldaten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der
Freien Hansestadt Bremen -Land und Stadtgemeinde- in dem ADV-Verfahren
„KIDICAP 2000“ der Senatskommission für das Personalwesen
(DV-KIDICAP-GPR)

Zwischen

der Senatskommission für das Personalwesen (SKP),
vertreten durch ihren Vorsitzenden,

und

dem Gesamtpersonalrat für das Land und die Stadtgemeinde Bremen (GPR),
vertreten durch seinen Vorsitzenden,

wird folgende Dienstvereinbarung geschlossen:

Präambel

Diese Dienstvereinbarung konkretisiert und ergänzt gemeinsam mit der Dienstvereinbarung über den Betrieb des ADV-Verfahrens „KIDICAP 2000“ der Senatskommission für das Personalwesen (DV-KIDICAP-SKP) vom 21. Dezember 1998 die Dienstvereinbarung über die technikunterstützte Verarbeitung von Personaldaten und das dezentrale Verfahren zum Personalkostenmanagement und -controlling und zur Unterstützung der dezentralen Personalverwaltung (PuMa) vom 20. Dezember 1995 (Brem.ABl. 1997 S. 163).

Aufgabe dieser Dienstvereinbarung ist es, die Verarbeitung von Personaldaten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Freien Hansestadt Bremen -Land und Stadtgemeinde- mit der Standard-Gehaltsabrechnungssoftware KIDICAP 2000 (KIDICAP) zu regeln, um das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Betroffenen zu gewährleisten.

§ 1 Geltungsbereich

Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Sinne des § 3 Abs. 1 Bremisches Personalvertretungsgesetz (BremPVG) (hierzu Protokollnotiz1).

§ 2 Zweck

(1) Das Verfahren KIDICAP wird von der SKP eingesetzt

zur Festsetzung, Anweisung, Berechnung und Zahlbarmachung der Bezüge für Beamte, Richter, Angestellte und Arbeiter
zur Festsetzung und Zahlung des Kindergeldes,
zur Unterstützung der mit der Bezügeabrechnung zusammenhängenden Arbeiten, wie das Erstellen von Gehaltsbescheinigungen
sowie zur Erstellung nicht personenbezogener Auswertungen zur Personalstruktur Und zu den Personalkosten.

(2) Das Verfahren KIDICAP ist ein zentrales, internes Verfahren der Senatskommission für das Personalwesen. Für Zwecke der Festsetzung und Anweisung der Bezüge durch die anweisenden Referate der SKP und die Personalstellen bei bremischen Behörden, Ämtern und Eigenbetrieben soll das Verfahren über Ein- und Ausgabeschnittstellen mit dem PC-Verfahren PuMa verbunden werden. Zum Zwecke der dezentralen Eingabe, von unständigen Bezügebestandteilen und nebenamtlichen/-beruflichen Vergütungen können auch andere Erfassungssysteme an das System angeschlossen werden. Die Schnittstellen werden in § 9 geregelt.

§ 3 Verfahrensbegrenzung

Das Verfahren KIDICAP (einschließlich der hierbei verwendeten Betriebssysteme) wird insbesondere nicht dazu genutzt,

Profile von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Sinne von § 1 zu erstellen,
Anforderungsprofile für Arbeitsplätze zu erstellen,
eine Personalauswahl für Arbeitsplätze vorzubereiten oder zu treffen,
Personalplanung zu betreiben,
Entscheidungen bei personellen Maßnahmen im Sinne von § 65 BremPVG zu treffen,
Anwesenheitskontrollen durchzuführen und nicht bezügerelevante Fehlzeiten zu erfassen,
Daten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die im Rahmen der Durchführung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 7 Absatz 2 BrDSG gespeichert werden, zu Zwecken der individuellen Verhaltens- und Leistungskontrolle auszuwerten (§ 22 Absatz 6 BrDSG).

Die Verknüpfung von KIDICAP mit Überwachungssystemen, beispielsweise mit Arbeitszeiterfassungssystemen, ist nicht zulässig.

§ 4 Hardware

Das Verfahren KIDICAP wird auf den Großrechnern der Informations- und Datentechnik Bremen (ID Bremen) abgewickelt. Zugriff auf die Daten sind nur mit Hilfe von in Netzwerken eingesetzten Arbeitsplatzcomputern (APC), Einzelplatz-APC, Terminals und Druckern durch die Zugriffsberechtigten Organisationseinheiten der SKP und die entsprechend § 2 Abs. 2 angeschlossenen Dienststellen möglich.

§ 5 Software

(1) Das Verfahren KIDICAP ist eine Standard-Gehaltsabrechnungssoftware für den Bereich des öffentlichen Dienstes. Von daher hat Bremen als Anwender dieses Systems nur begrenzte Möglichkeiten, auf dessen Ausgestaltung einzuwirken. Dies gilt insbesondere hinsichtlich der Datenbasis einschl. der Schlüsselverzeichnisse und der eingesetzten Programme. Die vollständige Verfahrensdokumentation des Softwarelieferanten bildet die Anlage 1 dieser Dienstvereinbarung. Der GPR erhält Mitteilung über anstehende Verfahrensänderungen. Soweit seitens des GPR gegen von Bremen nicht beeinflußbare Verfahrensänderungen Bedenken bestehen, teilt er dies der SKP mit. Lassen sich diese nicht ausräumen, wird zwischen GPR und SKP beraten, wie auf anderem Wege Abhilfe geschaffen werden kann.

(2) Die im Verfahren KIDICAP eingesetzten Datenbanksysteme und Programmiersprachen sind in der Anlage 2 aufgeführt. Bei Versionswechsel dieser Software sowie bei einem Wechsel der übrigen, KIDICAP berührenden Systemsoftware wird der GPR informiert. Hinsichtlich der im Lieferumfang von KIDICAP enthaltenen Anwendungsprogramme wird auf die Verfahrensdokumentation verwiesen, wobei die Verfahrensteile

-
Personalkostenhochrechnung,
-
Vollbeschäftigtenstatistik,
-
Dienstvereinbarung über die technikunterstützte Verarbeitung von Personaldaten und das dezentrale Verfahren zum Personalkostenmanagement und -controlling und zur Unterstützung der dezentralen Personalverwaltung (PuMa)Schwerbehindertennachweis,
-
Krankenhausstatistik,
-
Personalwirtschaft

von der SKP nicht genutzt werden.

Die bremischen Anwendungsprogramme sind in der Anlage 3 aufgeführt, sie unterliegen der Mitbestimmung (vgl. Nr. 6 der Dienstvereinbarung über die technikunterstützte Verarbeitung von Personaldaten und das dezentrale Verfahren zum Personalkostenmanagement und -controlling und zur Unterstützung der dezentralen Personalverwaltung (PuMa)). Für jedes Programm sind in der Anlage

-
Name,
-
Zweck,
-
Kurzbeschreibung,
-
Bildschirmmasken und
-
Ausgabelisten

anzugeben.

(3) Der Zugriff auf die KIDICAP-Daten ist nur unter Nutzung der freigegebenen Programme zulässig; eine Programmierung durch die SKP findet nicht statt.

(4) Der GPR erhält von allen Aufträgen der SKP an die ID Bremen eine Ausfertigung. Sie unterliegen der Mitbestimmung des GPR (vgl. Nr. 6 der Dienstvereinbarung über die technikunterstützte Verarbeitung von Personaldaten und das dezentrale Verfahren zum Personalkostenmanagement und -controlling und zur Unterstützung der dezentralen Personalverwaltung (PuMa)). Nach Abschluß des Mitbestimmungsverfahrens sind die Anlagen ggf. entsprechend zu ergänzen.

§ 6 Datenbasis

(1) Hinsichtlich der Datenbasis wird auf die Verfahrensdokumentation verwiesen Soweit von Bremen eigene Datenfelder angelegt werden, sind diese in Anlage 4 aufgeführt. Für jedes Feld müssen folgende Angaben vorhanden sein:

-
Datei,
-
Feldname,
-
Feldlänge,
-
Format,
-
verbale Erläuterung,
-
Rechtsgrundlage der Speicherung,
-
Hinweis auf Schlüsselverzeichnis.

(2) Auf Anforderung ist dem GPR darüber Auskunft zu erteilen, welche Felder in einem Programm und in welchen Programmen bestimmte Felder genutzt werden.

(3) Hinsichtlich der verwendeten Schlüssel wird auf die Verfahrensdokumentation verwiesen. Soweit im Rahmen der Benutzerdaten von Bremen eigene Schlüssel vergeben werden, sind diese mit folgenden Angaben in Anlage 5 aufgeführt:

-
Nummer des Verzeichnisses,
-
Name des Verzeichnisses,
-
Schlüssel,
-
Kurzbeschreibung des Schlüssels.

§ 7 Zwangsprotokolle

Die in den Zwangsprotokollen des ID Bremen gespeicherten Personaldaten werden nur für systembedingte Aufgaben des ID Bremen (z.B. Reorganisation der Datenbestände) genutzt.

§ 8 Ausgabelisten

(1) Sämtliche mitarbeiterbezogenen Ausgabelisten sind, soweit sie nicht Bestandteil der Verfahrensdokumentation des Softwarelieferanten sind (Anlage 1), in Anlage 6 aufgeführt. In der Anlage sind anzugeben:

-
Bezeichnung der Liste,
-
Programmnummer des Splittprogramms,
-
Dateinummer der Druckdatei,
-
Zweck der Liste,
-
Empfänger,
-
Rechtsgrundlage,
-
Auswahlkriterien,
-
Sortierung,
-
Datenfelder,
-
Aufbewahrungsfrist.

Die SKP hält Listenbilder für eine Einsichtnahme durch den GPR bereit und stellt diesem auf Anforderung Kopien zur Verfügung.

Einmalige Ausgabelisten werden von der Regelung in § 5 Absatz 4 erfaßt, sie werden nicht in die Anlage 7 übernommen.

Der im Lieferumfang von KIDICAP enthaltene Auswertungsgenerator wird von der SKP nicht für eigenständig programmierte Auswertungen genutzt, Auswertungen sind vielmehr mittels Auftrag über die ID Bremen abzufordern, § 5 Abs. 4 gilt entsprechend (hierzu. Protokollnotiz2).

(2) In Ausgabelisten enthaltene Personaldaten dürfen nur weitergegeben werden, soweit dies zu dem Zweck erforderlich ist, zu dem die Liste erstellt wird, § 9 dieser Dienstvereinbarung bleibt unberührt. Mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Listen unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu vernichten.

(3) Die SKP ist berechtigt, aus den in Anlage 7 aufgeführten Daten Ausgabelisten zu erstellen (anonymisierte Listen). Hierbei sind § 22 BrDSG sowie §§ 2 und 3 dieser Dienstvereinbarung zu beachten. Das Verfahren richtet sich nach § 5 Absatz 4 dieser Dienstvereinbarung, auf Verlangen sind dem GPR diese Listen zur Verfügung zu stellen. Der GPR hat für die Erfüllung seiner Aufgaben das Recht, ebenfalls entsprechende Auswertungen anzufordern.

§ 9 Schnittstellen und Übermittlungen

(1) Alle Schnittstellen zu anderen automatisierten Verfahren der SKP sind in Anlage 8 mit folgenden Angaben aufgeführt:

-
Betroffene Verfahren,
-
Zweck,
-
Rechtsgrundlage,
-
Datenfelder,
-
Zeitpunkte.

(2) Alle regelmäßigen Übermittlungen sind, soweit sie nicht Bestandteil der Verfahrensdokumentation des Softwarelieferanten sind (Anlage 1), in Anlage 9 mit folgenden Angaben aufgeführt:

-
Empfänger,
-
Zweck,
-
Rechtsgrundlage,
-
Datenfelder,
-
Zeitpunkte.

Unregelmäßige Übermittlungen in maschinenlesbarer Form oder in Form von Ausgabelisten werden von der Regelung in § 5 Absatz 4 erfaßt. Hierbei sind Empfänger, Zweck, Rechtsgrundlage und Datenfelder anzugeben.

§ 10 Maßnahmen aufgrund gesetzlicher oder tariflicher Regelungen

Für Maßnahmen aufgrund gesetzlicher oder tariflicher Änderungen gilt die Regelung in Nr. 6.2 (2) der Dienstvereinbarung über die technikunterstützte Verarbeitung von Personaldaten und das dezentrale Verfahren zum Personalkostenmanagement und -controlling und zur Unterstützung der dezentralen Personalverwaltung (PuMa).

§ 11 Zugriffssicherung

(1) Alle nach § 7 BrDSG getroffenen organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes sind - soweit sie nicht in anderen Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung geregelt sind - in Anlage 10 (Datenschutz- und Sicherungskonzept) aufgeführt.

(2) Bei begründetem Verdacht auf Programmfehler ist es der bei der SKP für die Programmpflege zuständigen Organisationseinheit gestattet, beim ID Bremen die zur Fehlersuche und Fehlerbehebung notwendigen einzelfallbezogenen Maßnahmen schriftlich zu veranlassen und diese gemeinsam mit der ID Bremen und - soweit erforderlich - mit dem Softwarehersteller durchzuführen. Die hieran beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind zur Verschwiegenheit hinsichtlich der hierbei gewonnenen Informationen über Personaldaten verpflichtet. Die Verschwiegenheitspflicht besteht auch gegenüber den Vorgesetzten. Hinsichtlich der Sicherstellung des Datenschutzes beim Softwarehersteller wird auf § 9 Abs. 1 BrDSG verwiesen. Alle Unterlagen mit Personaldaten sind unverzüglich nach Fehlerbehebung zu vernichten. Ferner ist es der SKP gestattet, zur Fehlersuche und Fehlerbehebung Datensätze einzelner Fälle mit Personaldaten durch das ID Bremen in die Testbestände der SKP übernehmen zu lassen; entsprechende Sätze sind unverzüglich zu anonymisieren. Das Verfahren richtet sich nach § 5 Absatz 4 dieser Dienstvereinbarung. Unberührt bleibt das Recht der für die organisatorische Betreuung des Verfahrens zuständigen Organisationseinheit der SKP, zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des ADV-Verfahrens und zur Beratung der Benutzer einzelfallbezogen durch direkten Zugriff Personaldaten einzusehen und auszudrucken; die Sätze 2 bis 4 sowie § 3, letzter Spiegelstrich, gelten entsprechend.

(3) Alle im Verfahren KIDICAP zulässigen Anwendungsprogramme werden in eine Anwendungsbibliothek eingestellt. Auf die Personendaten von KIDICAP dürfen ausschließlich diese Programme zugreifen. Jede Veränderung der Anwendungsbibliothek wird zwangsprotokolliert.

(4) Es ist sicherzustellen, daß auf die zur Datensicherung angefertigten Sicherheitskopien der Datenbestände keine sonstigen Anwendungsprogramme zugreifen können. Auf die Sicherheitskopien darf nur im. Fehlerfall mit Hilfe von Systemsoftware zur Wiederherstellung der Daten zugegriffen werden. Sollte die Systemsoftware hierfür nicht geeignet sein, dürfen auch auf den spezifischen Fall ausgerichtete Individualprogramme zur Wiederherstellung der Daten eingesetzt werden. Die Erstellung und der Einsatz dieser Programme sind zu dokumentieren. Der GPR ist über den Einsatz entsprechender Systemsoftware oder Individualprogramme zu unterrichten.

§ 12 Schlußbestimmungen

(1) Diese Dienstvereinbarung tritt stufenweise mit der Umstellung des jeweiligen Abrechnungsbereichs (Besoldung, Vergütung, Lohn) in Kraft; sie kann mit einer Frist von sechs Monaten gekündigt werden. Mit dem jeweiligen Inkrafttreten dieser Dienstvereinbarung tritt die Dienstvereinbarung über die Verarbeitung von Personaldaten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Freien Hansestadt Bremen -Land und Stadtgemeinde- in dem ADV-Verfahren „Personaldaten-Änderungs- und Abrechnungs-Dialog-Service -PAADIS- (Bereiche Besoldung, Vergütung und Lohn)“ der Senatskommission für das Personalwesen vom (DV-PAADIS-GPR) vom 8. September 1992 für den entsprechenden Abrechnungsbereich außer Kraft. Das jeweilige Inkrafttreten wird einvernehmlich durch Schriftwechsel festgestellt.

(2) Die Dienstvereinbarungen im Zusammenhang mit der Einführung neuer Technologien vom 9. September 1986 bleiben unberührt.

(3) Alle in dieser Dienstvereinbarung aufgeführten Anlagen sind Teil dieser Dienstvereinbarung, unbeschadet der Regelung in Nr. 6.2 Abs. 2 der Dienstvereinbarung über die technikunterstützte Verarbeitung von Personaldaten und das dezentrale Verfahren zum Personalkostenmanagement und -controlling und zur Unterstützung der dezentralen Personalverwaltung (PuMa).

Bremen, den 21 Dezember 1998

Senatskommission
für das Personalwesen

Gesamtpersonalrat
für das Land und die
Stadtgemeinde Bremen

In Vertretung


Dr. Beermann

Vorsitzender

Fußnoten

1)

Protokollnotiz zu § 1:
Die Dienstvereinbarung erfaßt auch die Verarbeitung der Daten einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person aus einem aktiven Beschäftigungsverhältnis, die nach Beendigung des Dienst- oder Arbeitsverhältnisses gespeichert bleiben.
Personaldaten im Sinne dieser Dienstvereinbarung sind Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener). Datenausgaben sind dann nicht mehr personenbezogen, wenn jedes Ausgabefeld mit mindestens vier Fällen belegt ist.

2)

Protokollnotiz zu § 8 Absatz 1 Satz 5
Der Zugriff der SKP auf den Auswählgenerator wird durch technische Maßnahmen (Menuebaum) ausgeschlossen. Sobald der Auswahlgenerator über eine ausreichende Protokollierung verfugt, soll über die Möglichkeit einer direkten Nutzung durch die SKP verhandelt werden.


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