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Rundschreiben der Senatorin für Finanzen Nr. 13/2018 - Hinweise zur Vermeidung von Fehlerquellen bei der Rechnungsbearbeitung

Veröffentlichungsdatum:30.08.2018 Inkrafttreten30.08.2018 Bezug (Rechtsnorm)LHO § 9, LHO § 34, LHO § 70
Zitiervorschlag: "Rundschreiben der Senatorin für Finanzen Nr. 13/2018 - Hinweise zur Vermeidung von Fehlerquellen bei der Rechnungsbearbeitung"

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juris-Abkürzung:
Dokumenttyp: Rundschreiben, Verwaltungsvorschriften, Dienstanweisungen, Dienstvereinbarungen, Richtlinien und Rundschreiben
Dokumenttyp: Wappen Bremen
Gliederungs-Nr::
Normgeber: Die Senatorin für Finanzen
Erlassdatum: 30.08.2018
Fassung vom: 30.08.2018
Gültig ab: 30.08.2018
Quelle: Wappen Bremen
Gliederungs-Nr: keine Angaben verfügbar
Normen: § 9 LHO, § 34 LHO, § 70 LHO

Rundschreiben der Senatorin für Finanzen Nr. 13/2018 - Hinweise zur Vermeidung von Fehlerquellen bei der Rechnungsbearbeitung

Verteiler: Alle Dienststellen mit Schulen

Vorbemerkung

Der Rechnungshof der Freien Hansestadt Bremen hat in seinem Jahresbericht 2017 für die Freie Hansestadt Bremen (Land) das Ergebnis einer Ordnungsmäßigkeitsprüfung für das Haushaltsjahr 2015 dokumentiert. Unter Berücksichtigung der hierbei festgestellten Beanstandungen werden in diesem Rundschreiben Erläuterungen zu den für die Rechnungsbearbeitung relevanten Bestimmungen der Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung gegeben.

Ergebnisse der Prüfung des Rechnungshofs

Gegenstand der Prüfung war eine Stichprobe aus insgesamt ca. 170.000 Ausgabebelegen mehrerer Ressorts und Dienststellen.

Mehr als die Hälfte der im Rahmen der Stichprobe geprüften Fälle wies mindestens einen formellen oder materiellen Fehler auf.

Titel: Grafik: Fehlerquote

Darunter war in 40 Prozent der geprüften Fälle die sachliche und rechnerische Richtigkeit nicht korrekt dokumentiert.

Titel: Grafik: sachliche und rechnerische Richtigkeit

In zwei Drittel der Fälle mit nicht korrekter Dokumentation der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit war eine Dokumentation zum Beleg nicht vorhanden.

Titel: Grafik: Belegdokumentation

Die weiteren Beanstandungen betrafen unter anderem die folgenden Feststellungen:

Beleg wies ein unzutreffendes Sachkonto oder nicht die korrekte Haushaltsstelle aus (12 % der geprüften Fälle)
Zahlung vor Fälligkeit oder zu spät (6 % der geprüften Fälle)
Zahlungsbegründende Unterlagen fehlten (3 % der geprüften Fälle)
Überweisung erfolgte nicht auf das in der Rechnung angegebene Konto (2 % der geprüften Fälle)

Ausgehend von diesen Feststellungen des Rechnungshofs werden die nachstehenden Hinweise zur Anwendung der VV-LHO für die Bescheinigung der sachlichen und rechtlichen Richtigkeit und die Erteilung der Zahlungsanordnung gegeben.

Vornahme der Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

Die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit muss sowohl in der zahlungsbegründenden Unterlage als auch in der Zahlungsanordnung enthalten sein (VV-LHO Nr. 11.1 zu § 70 LHO). Die Datenerfassung in SAP kann als Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit in der Zahlungsanordnung gewertet werden. Sie ersetzt aber nicht die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit in der zahlungsbegründenden Unterlage. Hierbei handelt es sich vielmehr um zwei getrennt zu betrachtende Bearbeitungsschritte.

Befugnis zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

Die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit haben nach VV-LHO Nr. 13 zu § 70 LHO:

?
Dienststellenleiter,
?
Beauftragte für den Haushalt,
?
andere Bedienstete, denen diese Befugnis für ihren Verantwortungsbereich schriftlich übertragen worden ist.

Die Übertragung der Befugnis auf einen Bediensteten setzt voraus, dass er alle Sachverhalte, deren Richtigkeit er zu bescheinigen hat, überblicken und beurteilen kann. Sie ist aus haushaltsrechtlicher Sicht nicht an eine bestimmte Entgeltgruppe, Besoldungsgruppe oder sonstige formale Voraussetzung gebunden.

Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit sind nach VV-LHO Nr. 16 zu § 70 LHO befugt:

?
Beamte, die mindestens der 1. Qualifikationsebene, 2. Einstiegsamt1, angehören,
?
Angestellte, die mindestens der Entgeltgruppe 3 des TVöD oder des TV-L angehören.

Der Dienststellenleiter oder ein von ihm Beauftragter kann die Befugnis zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit auf bestimmte Beamte oder Angestellte beschränken. Umgekehrt ist eine Erteilung der Befugnis nicht erforderlich. Diese ergibt sich unmittelbar aus der Erfüllung einer der vorstehenden Voraussetzungen.

Die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit kann nach VV-LHO Nr. 18 zu § 70 LHO zusammengefasst von einer Person erteilt werden, wenn diese die Voraussetzungen nach VV-LHO Nrn. 13 und 16 zu § 70 LHO erfüllt.

Das ist für Beamte in der Laufbahn der 1. Qualifikationsebene, 1. Einstiegsamt, nicht möglich, da ihnen zwar die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit übertragen werden kann, sie aber nicht über die Befugnis zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit verfügen.

Voraussetzungen und zulässige Kombinationen, auch in Verbindung mit der Erteilung der Zahlungsanordnung, sind nachstehend aufgeführt.

Aufgabe

Persönliche Voraussetzungen

sachliche Richtigkeit

rechnerische Richtigkeit

Zahlungsanordnung

Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit

Angestellte mindestens in EG3, Beamte mindestens: 1. QE, 2. Einstiegsamt

Kombination mit rechnerischer Richtigkeit nicht zulässig

---

Kombination mit rechnerischer Richtigkeit nicht zulässig

Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit

Dienststellenleiter, BfdH, andere Mitarbeiter nach schriftlicher Übertragung

---

Kombination mit rechnerischer Richtigkeit zulässig, wenn Voraussetzungen für beides erfüllt

Kombination mit sachlicher Richtigkeit ohne Anordnungsbefugnis nicht zulässig

Anordnungs- befugnis

Dienststellenleiter, BfdH, andere Mitarbeiter nach schriftlicher Übertragung

Kombination mit Zahlungsanordnung zulässig

Kombination mit Zahlungsanordnung nicht zulässig

---

Erteilung der Zahlungsanordnung

Die Erteilung einer förmlichen Zahlungsanordnung setzt nach VV-LHO Nr. 20.1 zu § 70 LHO voraus, dass der erteilende Beamte oder Angestellte zur Ausübung der Anordnungsbefugnis berechtigt ist.

Nach VV-LHO Nr. 2 zu § 34 LHO ist der Beauftragte für den Haushalt anordnungsbefugt. Eine Übertragung der Aufgaben auf andere Bedienstete kann sich insoweit auch auf die Anordnungsbefugnis erstrecken (VV-LHO Nr. 3.1.3 zu § 9 LHO). Die Delegation bedarf der Zustimmung des Dienststellenleiters, soweit er nicht selbst Beauftragter für den Haushalt ist (VV-LHO Nr. 3.3 zu § 9 LHO).

Die Verantwortung des Anordnungsbefugten ist unter anderem darauf gerichtet, dass die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von dazu befugten Bediensteten abgegeben worden ist (VV-LHO Nr. 20.2.2 zu § 70 LHO). Das bedeutet, dass bei Fehlern die Zahlungsanordnung nicht vorgenommen werden darf. Ferner trägt der Anordnungsbefugte die Verantwortung dafür, dass Ausgabemittel zur Verfügung stehen und bei der angegebenen Buchungsstelle verausgabt werden dürfen (VV-LHO Nr. 20.2.3 zu § 70 LHO). Das setzt voraus, dass der Anordnungsbefugte sich auch der Richtigkeit der angegebenen Buchungsstelle vergewissern muss.

Bei personenidentischer Zeichnung sachlicher Richtigkeit und der Erteilung der Anordnung sind gleichwohl zwei getrennte Unterschriftsvorgänge erforderlich. Sofern die Feststellung der sachlichen Richtigkeit Voraussetzung für einen Zahlungsanspruch ist, muss zunächst dessen rechnerische Richtigkeit geprüft und bescheinigt werden, da die Anordnung auch voraussetzt, dass die rechnerische Richtigkeit bescheinigt ist (VV-LHO Nr. 20.2.2 zu § 70 LHO).

Zusammenfassung

Die vom Rechnungshof ermittelte hohe Anzahl der Fehler unterstreicht die Notwendigkeit, bei der Rechnungsbearbeitung die ordnungsgemäße Dokumentation zu beachten.

Kontakt

Die Senatorin für Finanzen

Referat 24

Rudolf-Hilferding-Platz 1

28195 Bremen

E-Mail: kassenfachaufsicht@finanzen.bremen.de

Fußnoten

1)

Für Beamte im Justizvollzugsdienst und Justizwachtmeisterdienst in der 1. Qualifikationsebene, 1. Einstiegsamt, sind Sonderregelungen möglich.


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